【例文あり】内定辞退を電話で伝えるときのかけ方やマナーを解説

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内定辞退とは、企業から一度内定をもらったものの、応募者側がこれを辞退することを言います。

内定辞退の理由は人によって様々だからこそ、「内定辞退ってどのようにすればよいのだろう」、「企業の人に怒られるのかな」など、不安なことも多いかと思います。

そこで、今回は内定辞退を伝える際のマナーをお伝えした上で、例文や実際に内定辞退を行ったことのある就職活動経験者のエピソードを紹介したいと思います。

「どのようにして内定辞退を行えばよいのだろう?」と気になっている方は、ぜひこちらの記事を参考にしてください。

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内定辞退の理由は様々

勤務条件の折り合いがつかない、複数の企業から内定をもらえた、自分で起業することを決めた、など、内定辞退の理由については人それぞれの理由があると思います。

また、学部生や修士課程の大学院生の場合であれば、就職ではなく進学することを決めたということも理由としてあるかもしれません。

しかし、どのような理由であっても内定を辞退する旨を企業に伝えなければならない、ということに変わりはありません。

そのため、内定辞退をせざるを得ない場合には、適切に内定辞退を伝えられるように意識する必要があります。

内定辞退の連絡をためらってしてしまう理由

内定辞退の連絡をするときは、理由はどうあれ、誰でも少なからずためらってしまうものかと思います。

そもそも私たちはなぜ内定辞退をためらってしまうのでしょうか。

ここではその理由を考えていきましょう。

怒られたくないから

内定辞退をためらってしまう1つ目の理由として、「怒られたくない」からです。

特に、採用面接の中で、「第1志望です」と伝えている場合は、企業側としても大学院修了後・学部卒業後は一緒に働いてくれるものだと期待して内定を出しているため、辞退した場合、その期待を裏切る形になってしまいます。

先述の通り、企業はそこからまた新たに採用選考を始めないといけなくなる可能性もあるため、内定辞退によって企業の採用計画にも影響することがあります。

その結果、企業に迷惑をかけることで怒られてしまうのではないかと心配し、結果として内定辞退の連絡をためらってしまうと考えられます。

保険をもっていたいから

内定辞退をためらってしまうと感じる2つ目の理由は、保険をもっていたいからというのもあります。

特に、近年では、新型コロナウイルス感染症の影響で、新卒採用を中止する企業や、入社予定の企業から内定を取り消されてしまうということもニュースとして取り上げられました。

そのため、仮に内定をもらっていても、入社の直前で内定を一方的に取り消されてしまったら、と心配に思い、結果的に内定辞退の連絡をためらってしまうと考えられます。

参考:朝日新聞 (2021年4月15日) 「今春の内定取り消し、2月で100人「かなり多い」

内定辞退を伝える際のマナー

ここでは内定辞退を内定先に伝える上での最低限のマナーを3つ紹介します。

内定辞退を決めた時点ですぐに連絡をすること

内定辞退をすること自体は悪いことではありません。

しかしながら、せっかく自分のことを採用したいと思って内定を出してくれた企業に辞退を伝えることは申し訳ない、と連絡を躊躇してしまう人も多いのではないでしょうか。

もしくは単に、嫌なことを後回しにしてしまう人も少なくないかと思います。

しかしながら企業側としても、採用計画というものが1年毎に決められており、内定辞退者がいた場合には採用をはじめからやり直さなければならなくなることもあります。

そのため、内定辞退は決断した時点でできるだけ早く伝えるようにしましょう。

「何人もいる内定者の中の1人だから自分ぐらい遅れても大丈夫」とは思わず、相手のことを考えてすぐに連絡をすることが、社会人としてのマナーを身につける第一歩でもあります。

内定辞退の理由を正直に話すこと

内定辞退の理由はあえて自分から話す必要はないですが、企業の方から詳しく説明を求められるケースもあります。

そのため、内定辞退の理由を尋ねられた際に説明できるような準備をしておくことをお勧めします。

ただし、正直に話すといっても、「待遇が悪い」「第一志望ではなかった」というような、角が立つような理由を伝えることは失礼にあたります。

できれば、「自分の将来を考えた際に理想的な環境であった」「希望していた職種で内定をもらえたため魅力を感じた」というような説明ができると、企業側の心証を害しにくいでしょう。

営業時間内に連絡すること

内定辞退の電話も基本的には営業時間内にかけるように心がけましょう。

その中でも、

  • 始業後すぐ
  • お昼休憩の時間
  • 終業時刻の直前

は避けた方が良いでしょう。

上記の時間は、企業側が忙しい時間帯である可能性が高く、電話に出られない場合があります。

そのため、営業時間内で上記以外の時間帯で電話をかけると良いでしょう。

内定辞退、どう伝える?

ここまでは内定辞退を伝える際のマナーについて紹介しました。

そこで、ここからは、実際に内定辞退を企業側に伝える際の手段や例文についてご紹介していきたいと思います。

手段は電話でないとダメ?メールだけでもOK?

内定辞退を伝えるにあたって、「電話越しに叱られたら嫌だな」と躊躇らう気持ちはないでしょうか。

できればメールだけで済ませてしまいたい、と思う方も少なくはないでしょう。

しかしながら、多くの候補者の中から、一緒に働きたいと思い内定を出した方から内定辞退されることは、企業にとってもショックであることに変わりはありません。

そのため、感謝とお詫びの気持ちを、誠意を持って確実に伝えられる手段として、可能であれば内定辞退は電話で伝えた方が良いといえます。

また、メールで伝えた場合、相手からの返信がなければ、メールを確認していないのではないかという不安も残ってしまうかもしれません。

より丁寧な対応をしたい場合はメールと電話の合わせ技も1つの方法といえます。

一度電話にて内定辞退を伝えた上で、電話では伝えきれない内容を後日メールで伝えることができたら、最も誠意が伝わるのではないでしょうか。

電話での伝え方の例文

いざ電話で内定辞退を伝えを伝えようとすると、普段電話に慣れている方でも緊張して伝えたいことが上手く伝えられないこともあります。

電話をする際には、事前に流れと伝えたいことをイメージしておくことが大事です。

実際に電話で内定辞退をする際の流れを以下に例として紹介します。

(例)電話で内定辞退を伝える際の流れ

応募者 お世話になっております。御社で新卒採用の選考を受けさせていただいております〇〇大学の〇〇と申します。採用担当の〇〇さまはいらっしゃいますか?

(採用担当者が電話を代わる)

応募者 お世話になっております。先日いただいた内定通知の件でご連絡させていただいたのですが、今お時間よろしいでしょうか?

採用担当者 はい、大丈夫ですよ。

応募者 ありがとうございます。この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。そして大変申し上げにくいのですが、一身上の都合により今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

採用担当者 そうですか。それはとても残念です。辞退の理由を聞いてもよろしいでしょうか?

応募者 はい、御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。どちらも心から入りたいと思っていた企業だったので最後まで悩みましたが、自分自身の今後のキャリアについて改めて考え直した結果、そちらの企業に入ることが自分にとっては良い選択であるという考えに至りこのような決断をさせていただきました。

採用担当者 そうですか。残念ですが承知いたしました。

応募者 本来なら直接お詫びに伺うべきところを、電話でのご連絡となってしまい申し訳ありません。

採用担当者 いえいえ、わざわざお電話いただきありがとうございます。他社でも頑張ってくださいね。今後のご活躍を期待しています。

応募者 ありがとうございます。貴重なお時間をいただきながら、このような形になってしまい大変申し訳ございませんでした。失礼いたします。

メールでの伝え方の例文

電話が繋がらない場合に、メールで内定辞退を伝えるときの例文を紹介します。

メールの文面には「先ほど電話させていただきましたが、ご多用のようでしたのでメールにて失礼いたします」と事前に連絡を入れていた旨を記載すると良いでしょう。

件名 内定辞退のご連絡 (大学名 名前)

株式会社○○

採用担当者様

お世話になっております。

先日、内定のご連絡をいただきました○○大学 ○○(名前)です。

先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

このようなありがたいお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

最後まで悩みましたが、自分の今後のキャリアについてあらためて熟慮した結果、別の企業へ入社することを決意いたしました。

選考で貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。

また、本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、

メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈りしております。

○○(名前)

内定辞退メールのポイント

どのような内容を書いて良いか分からないときは、

内定をもらえたことへのお礼→内定を辞退することへの謝罪→内定を辞退するに至った理由→結び 

の流れで書くと良いでしょう。

また、件名を「内定辞退のご連絡(氏名)」とすることで、メールボックスの一覧を見ても見落とされないようにすることも大切です。

辞退理由も簡潔に添えましょう。採用担当者はなぜ辞退したか知りたいはずです。メールを見た採用担当者から後ほど聞かれる可能性があるため、簡単でも説明できるように用意した方がスムーズになるでしょう。

決して悪印象を残さないようにする

メールであれ電話であれ、内定辞退をするときは採用担当者に悪印象を与えることは好ましいとは言えません。例えば、入社予定の企業が同じ業界であれば、辞退した企業と入社後に関わりを持つこともあるかもしれません。そもそも「辞退して今後関係なくなるので適当にして良い」と考えるのは社会人としてあってはならないことです。

内定辞退の理由を伝える際は「他社より年収が低い」などの辞退する企業を悪く言うような理由ではなく、「他社の内定を承諾した」「自分の強みをより生かせると考えた」など辞退する理由を自分の都合であることを明確にすると良いでしょう。

内定辞退の連絡が遅れてしまった場合

もし内定辞退の連絡が遅れてしまった場合はどのように対処したらよいのでしょうか。

とにかく連絡ができる時点ですぐに採用担当者に電話で伝えましょう。

もし電話が繋がらない場合はメールでもよいでしょう。

いずれにしても、辞退することをしっかりと述べた上で、返事が遅れてしまったことをお詫びし、内定をいただいたことへの感謝を添えましょう。

メールの場合であれば、最後に「貴社の益々の発展を心から祈願いたします」などの一文を添えるとなおよいでしょう。

先輩たちの内定辞退エピソード

これまで内定辞退の際のマナーや例文などを紹介してきましたが、実際に伝える前は不安な気持ちが大きいと思います。そこで以下では、就職活動を終えた筆者自身の知人から集めた内定自体に関する体験談をいくつか紹介いたします。

  • 内定辞退を伝えた際でも「自分の決めた道で頑張ってください」と言ってもらえた(21卒・男性)
  • どこの業界・会社に就職することに決めたか/なぜその会社に決めたか/何を基準としたか/就活の軸は? 等を電話で聞かれた(22卒・女性)
  • リクルーターを通して内定辞退をしたため人事に直接伝えることはなかった(21卒・女性)
  • 内定辞退を伝えた際に、怖い口調をされることもあるが大抵は怖くなかった(22卒・女性)

中には怖い口調をされることもあるようですが、丁寧な対応をしてくれる企業がほとんどのようです。

また、なぜ内定辞退を決めたのか聞かれることもあるため、準備をしてから電話をかけるようにしましょう。

先輩たちが内定先を決めたエピソード

ここまで内定辞退について見てきましたが、先輩たちは内定先をどのように決定してきたのでしょうか。先輩たちの就職体験を知ることで学べることは多いと思います。

アカリクに掲載している内定者インタビュー には「内定先への就職の決め手について教えてください」という質問があり、大学院生の皆さんが内定先への就職を決めたエピソードを読むことができます。

内定者インタビュー記事一覧|アカリク

いくつかピックアップして紹介しますが、文系や理系、修士課程や博士課程など様々なバックグラウンドを持つ先輩たちの体験が掲載されていますので是非参考にしてください。

まとめ

今回の記事では電話での内定辞退の仕方について解説してきました。

内定辞退をすることは誰しもが心苦しく後回しにしてしまいがちなことだと思います。しかしながら、スピードとマナーこそが誠意であるともいえます。

お世話になった企業に迷惑をかけないよう、できる限りの誠意をもって内定辞退の連絡をしましょう。

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著者プロフィール

アカリクリポーターズとは、大学院生としての経験や知識を「リポート」するライター集団です。全員大学院在籍経験があり、これまでの研究経験や知識を活かして、大学院生の皆様に役立つ情報をお届けしています。専門分野は工学・化学・生命科学・心理学・社会学等様々です。

【監修】アカリクお役立ちコンテンツ編集部
博士号所持者/博士課程在籍経験のある編集者が監修しています。

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