内定辞退とは、企業から一度内定をもらったものの、応募者側がこれを辞退することを言います。
内定辞退の理由は人によって様々だからこそ、「内定辞退ってどのようにすればよいのだろう」、「企業の人に怒られるのかな」など、不安なことも多いかと思います。
内定辞退を伝える際のマナーやタイミング、電話・メールの例文をわかりやすく解説します。さらに、実際に辞退を経験した先輩たちの体験談も紹介していますので、きっとあなたの参考になるはずです。
不安なく内定辞退を伝えたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
内定辞退の理由は人それぞれ。大切なのは伝え方
内定辞退を考える理由は、本当に人それぞれです。
たとえば、勤務条件が合わなかった、他社からも内定をもらって迷った末に選んだ、あるいは起業を決意したという人もいるでしょう。学部生や大学院生であれば、「やっぱり進学したい」と将来の方向性を見直すこともあるかもしれません。
内定を辞退するのは決して悪いことではありません。人生の大事な選択だからこそ、悩み、迷い、考え直すのは当然のことです。
とはいえ、どのような理由であれ、内定を辞退する場合は必ず企業へその意思を伝える必要があります。それが社会人としてのマナーでもあり、誠実な対応です。
後ろめたさや緊張を感じるかもしれませんが、きちんと伝えれば、多くの企業は理解を示してくれます。
この記事では、そんな不安を和らげるために、適切な伝え方やマナーを詳しく紹介していきます。
内定辞退の電話連絡をためらってしてしまう理由
内定辞退の連絡は、どんな理由があっても気が引けるもの。「本当にこれでいいのかな」「相手に悪く思われないかな」と、不安やためらいを感じるのはごく自然なことです。
では、どうして私たちは内定辞退を伝えるときに、こんなにも戸惑ってしまうのでしょうか？
ここでは、そう感じてしまう理由について一緒に見ていきましょう。
怒られたくないから
内定辞退をためらってしまう1つ目の理由として、「怒られたくない」からです。
特に、採用面接の中で、「第1志望です」と伝えている場合は、企業側としても大学院修了後・学部卒業後は一緒に働いてくれるものだと期待して内定を出しているため、辞退した場合、その期待を裏切る形になってしまいます。
先述の通り、企業はそこからまた新たに採用選考を始めないといけなくなる可能性もあるため、内定辞退によって企業の採用計画にも影響することがあります。
その結果、企業に迷惑をかけることで怒られてしまうのではないかと心配し、結果として内定辞退の連絡をためらってしまうと考えられます。
将来への不安から、すぐに決断できない
内定辞退をためらってしまう理由として、将来に対する不安から、すぐに決断できないというケースもあります。
近年では、新型コロナウイルス感染症の影響で、新卒採用を中止する企業や、入社予定だった企業から内定を取り消されてしまうといったニュースもありました。
こうした背景から、「この内定を辞退して、本当に大丈夫だろうか」「いま手元にある選択肢を手放しても、後悔しないだろうか」と迷ってしまうのは当然のことです。
結果として、「とりあえずキープしておきたい」と思ってしまい、辞退の連絡に踏み切れないという状況になります。
参考：朝日新聞 (2021年4月15日) 「今春の内定取り消し、2月で100人「かなり多い」」
内定辞退を伝える際のマナー
ここでは内定辞退を内定先に伝える上での最低限のマナーを3つ紹介します。
内定辞退を決めた時点ですぐに連絡をすること
内定辞退をすること自体は悪いことではありません。
しかしながら、せっかく自分のことを採用したいと思って内定を出してくれた企業に辞退を伝えることは申し訳ない、と連絡を躊躇してしまう人も多いのではないでしょうか。
あるいは、単に伝えるタイミングを先延ばしにしてしまうこともあるかもしれません。
しかし、企業側も限られた採用枠の中でスケジュールや人数を調整しており、辞退の連絡が遅れると、採用計画そのものに大きな影響が出てしまうこともあります。
場合によっては、採用活動を振り出しに戻さなければならなくなることもあるのです。だからこそ、内定辞退の決断をしたら、できるだけ早く企業に連絡を入れることが大切です。
「自分一人くらい大丈夫だろう」と思わず、相手の立場を想像して行動することが、社会人としての第一歩につながります。
内定辞退の理由を正直に話すこと
内定を辞退する際、自分から理由を詳しく伝える必要はありません。
ただし、企業側から「辞退の理由を教えていただけますか？」と尋ねられることもあります。そのときに備えて、あらかじめ説明できる内容を用意しておくと安心です。
ただし、正直に話すといっても、「待遇が悪い」「第一志望ではなかった」というような、角が立つような理由を伝えることは失礼にあたります。
といった前向きな理由に言い換えるのがおすすめです。誠意をもって丁寧に伝えれば、企業側も納得してくれるでしょう。
営業時間内に連絡すること
内定辞退の電話も基本的には営業時間内にかけるように心がけましょう。
その中でも、
- 始業後すぐ
- お昼休憩の時間
- 終業時刻の直前
は避けた方が良いでしょう。
上記の時間は、企業側が忙しい時間帯である可能性が高く、電話に出られない場合があります。
そのため、営業時間内で上記以外の時間帯で電話をかけると良いでしょう。
内定辞退した後に再応募するのはOK？
内定を辞退した企業に再び応募できる可能性は十分にありますが、再応募しても必ず採用されるとは限りません。企業によっては「同年度内は不可」などのルールがあるため、募集要項の確認が必要です。
また、再応募の際は前回の辞退が誠実だったか、辞退理由を説明できるかも重要です。面接では辞退の経緯を聞かれることもあるため、当時の事情と現在の志望理由を伝えられるよう準備しましょう。辞退は将来を左右する可能性があるため、慎重に判断することが大切です。
内定辞退、どう伝える？
ここまでは内定辞退を伝える際のマナーについて紹介しました。
ここからは、実際に内定辞退を企業側に伝える際の手段や例文についてご紹介していきたいと思います。
電話での内定辞退が望ましい理由
「電話越しに叱られたらどうしよう」と、不安に感じてしまう方もいるのではないでしょうか。できることならメールだけで済ませたい、と思うのも無理はありません。
とはいえ、企業は数ある候補者の中から「この人と働きたい」と思って内定を出しています。そんな相手から辞退の連絡がくるのは、企業にとっても決して軽いことではありません。
だからこそ、感謝とお詫びの気持ちを誠実に伝えるためには、できるだけ電話で直接伝えるのが望ましいと言えます。
電話であれば、言葉のトーンや温度感も伝わりやすく、誤解も生まれにくいからです。また、メールだけの場合、相手が確認したかどうかわからず、不安が残ることもあります。
より丁寧な対応を心がけたい場合は、電話で辞退の意向を伝えたうえで、後日メールで改めてお礼とお詫びを伝えるという方法もおすすめです。
このように、電話とメールをうまく組み合わせることで、誠意がよりしっかりと伝わるはずです。
電話での伝え方の例文
いざ電話で内定辞退を伝えを伝えようとすると、普段電話に慣れている方でも緊張して伝えたいことが上手く伝えられないこともあります。
電話をする際には、事前に流れと伝えたいことをイメージしておくことが大事です。
実際に電話で内定辞退をする際の流れを以下に例として紹介します。
（例）電話で内定辞退を伝える際の流れ
応募者 お世話になっております。御社で新卒採用の選考を受けさせていただいております〇〇大学の〇〇と申します。採用担当の〇〇さまはいらっしゃいますか？
（採用担当者が電話を代わる)
応募者 お世話になっております。先日いただいた内定通知の件でご連絡させていただいたのですが、今お時間よろしいでしょうか？
採用担当者 はい、大丈夫ですよ。
応募者 ありがとうございます。この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。そして大変申し上げにくいのですが、一身上の都合により今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
採用担当者 そうですか。それはとても残念です。辞退の理由を聞いてもよろしいでしょうか？
応募者 はい、御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。どちらも心から入りたいと思っていた企業だったので最後まで悩みましたが、自分自身の今後のキャリアについて改めて考え直した結果、そちらの企業に入ることが自分にとっては良い選択であるという考えに至りこのような決断をさせていただきました。
採用担当者 そうですか。残念ですが承知いたしました。
応募者 本来なら直接お詫びに伺うべきところを、電話でのご連絡となってしまい申し訳ありません。
採用担当者 いえいえ、わざわざお電話いただきありがとうございます。他社でも頑張ってくださいね。今後のご活躍を期待しています。
応募者 ありがとうございます。貴重なお時間をいただきながら、このような形になってしまい大変申し訳ございませんでした。失礼いたします。
メールでの伝え方の例文
電話が繋がらない場合に、メールで内定辞退を伝えるときの例文を紹介します。
メールの文面には「先ほど電話させていただきましたが、ご多用のようでしたのでメールにて失礼いたします」と事前に連絡を入れていた旨を記載すると良いでしょう。
件名 内定辞退のご連絡 (大学名 名前)
株式会社○○
採用担当者様
お世話になっております。
先日、内定のご連絡をいただきました○○大学 ○○(名前)です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。
このようなありがたいお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
最後まで悩みましたが、自分の今後のキャリアについてあらためて熟慮した結果、別の企業へ入社することを決意いたしました。
選考で貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。
また、本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、
メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈りしております。
○○(名前)
内定辞退メールのポイント
どのような内容を書いて良いか分からないときは、
内定をもらえたことへのお礼→内定を辞退することへの謝罪→内定を辞退するに至った理由→結び
の流れで書くと良いでしょう。
また、件名を「内定辞退のご連絡(氏名)」とすることで、メールボックスの一覧を見ても見落とされないようにすることも大切です。
辞退理由も簡潔に添えましょう。採用担当者はなぜ辞退したか知りたいはずです。メールを見た採用担当者から後ほど聞かれる可能性があるため、簡単でも説明できるように用意した方がスムーズになるでしょう。
悪印象を残さないための心がけ
内定を辞退する際、電話であってもメールであっても、採用担当者に不快な印象を与えないようにすることが大切です。
特に、辞退する企業が将来的に関わる可能性のある同業他社であれば、入社後に何らかの接点が生まれることも十分に考えられます。
たとえ辞退を伝えた時点で直接の関係が終わるとしても、「もう関係ないから適当に済ませよう」といった態度は、社会人としては避けるべきです。
内定辞退の理由を伝える際は「他社より年収が低い」などの辞退する企業を悪く言うような理由ではなく、「他社の内定を承諾した」「自分の強みをより生かせると考えた」など辞退する理由を自分の都合や将来を見据えた前向きな理由を伝えるほうが、角が立ちにくく、誠実な印象を与えられます。
内定辞退の連絡が遅れてしまった場合
もし内定辞退の連絡が遅れてしまった場合はどのように対処したらよいのでしょうか。
とにかく連絡ができる時点ですぐに採用担当者に電話で伝えましょう。
もし電話が繋がらない場合はメールでもよいでしょう。
いずれにしても、辞退することをしっかりと述べた上で、返事が遅れてしまったことをお詫びし、内定をいただいたことへの感謝を添えましょう。
メールの場合であれば、最後に「貴社の益々の発展を心から祈願いたします」などの一文を添えるとなおよいでしょう。
先輩たちの内定辞退エピソード
これまで内定辞退の際のマナーや例文などを紹介してきましたが、実際に伝える前は不安な気持ちが大きいと思います。そこで以下では、就職活動を終えた筆者自身の知人から集めた内定自体に関する体験談をいくつか紹介いたします。
- 内定辞退を伝えた際でも「自分の決めた道で頑張ってください」と言ってもらえた（21卒・男性）
- どこの業界・会社に就職することに決めたか／なぜその会社に決めたか／何を基準としたか／就活の軸は？ 等を電話で聞かれた（22卒・女性）
- リクルーターを通して内定辞退をしたため人事に直接伝えることはなかった（21卒・女性）
- 内定辞退を伝えた際に、怖い口調をされることもあるが大抵は怖くなかった（22卒・女性）
中には怖い口調をされることもあるようですが、丁寧な対応をしてくれる企業がほとんどのようです。
また、なぜ内定辞退を決めたのか聞かれることもあるため、準備をしてから電話をかけるようにしましょう。
先輩たちが内定先を決めたエピソード
ここまで内定辞退について見てきましたが、先輩たちは内定先をどのように決定してきたのでしょうか。先輩たちの就職体験を知ることで学べることは多いと思います。
アカリクに掲載している内定者インタビュー には「内定先への就職の決め手について教えてください」という質問があり、大学院生の皆さんが内定先への就職を決めたエピソードを読むことができます。
いくつかピックアップして紹介しますが、文系や理系、修士課程や博士課程など様々なバックグラウンドを持つ先輩たちの体験が掲載されていますので是非参考にしてください。
まとめ
今回の記事では電話での内定辞退の仕方について解説してきました。
内定辞退をすることは誰しもが心苦しく後回しにしてしまいがちなことだと思います。しかしながら、スピードとマナーこそが誠意であるともいえます。
お世話になった企業に迷惑をかけないよう、できる限りの誠意をもって内定辞退の連絡をしましょう。
