OB訪問のメールはどのように書けば良い? 依頼からお礼まで場面ごとに解説

アカリクコラム
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社会人のもとを訪ね、仕事の魅力などを聞くOBG訪問。企業や業界への理解を深め、働くイメージを掴むという意味で、非常に重要な活動の一つです。

OB訪問は、相手に連絡を取るところから始まります。基本的にはメールを利用することになりますが、SNSが浸透した昨今、メールでのやり取りに不安を覚える人も多いかもしれません。

このコラムでは、OB訪問をする際の「メールの書き方」について解説します。
併せて、基礎的なメールマナーについても紹介するので、苦手意識のある方は参考にしてみてください。

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OB訪問は依頼・確認・お礼の3ステップ

OB訪問のメールは、依頼・確認・お礼の、3つのステップから成り立っています。
「社会人とのメールが初めてで、どうすればいいかわからない」という方も、この基本の3ステップを押さえておけば、ひとまず問題ありません。それぞれ簡単に紹介します。

依頼(アポイント)メール

相手に「OB訪問をしたい」との意思を伝えるメールです。

大学のOB・OGの連絡先は、大学のキャリアセンターなどで調べることができる場合もあります。
他にも、ゼミやサークルを通して知り合いのツテを辿ることも可能です。

どのような場合でも、まずは自分から訪問の意思を伝える必要があります。

確認メール

確認メールは「いつ」「どこで」「どのような手段で」会うのかを、確かめるためのメールです。

訪問にOKが出たとしても、次のやりとりが訪問当日になるのは避けたいところです。
メールの返信をしっかり行い、日時や場所を確定させておきましょう。

また、訪問前日にも、リマインドの意味を込めて確認メールを送るのが望ましいです。

お礼メール

訪問を終えた際の、お礼のメールになります。

時間を取っていただいた以上、感謝を伝えるメールは必須です。話を聞いて終わりではなく、これまでのやり取りのお礼や、学んだことをしっかり伝えるようにしましょう。
ここまでをしっかり済ませることで、初めてOB訪問を終えたと言えます。

以上がOB訪問の3ステップになります。訪問の依頼をし、確認を取り、最後はお礼のメールを送る。こうした手順を踏まえた上で、次に紹介するメールのマナーを押さえることが大切です。

メールマナーの基本

「メールでのやり取りに自信がない」という方は、少なくないかもしれません。
ただ、こちらは学生でも、相手はあくまでビジネスパーソンです。
失礼のないよう、メールマナーを踏まえることが重要になります。
ここからはOB訪問において連絡を取る上でのマナーを3点紹介します。

メールの件名は簡潔に書く

メールの件名は、必ず記載しましょう。
メールの件名は「OB訪問のお願い(○○大学・氏名)」というような形でできるだけ簡潔に書くことが望ましいです。

社会人の方は、日々多くのメールをやり取りしています。
見落とされてしまったり、迷惑メールと判断されないよう、件名は簡潔に記しましょう。

また、単に「OB訪問の依頼」などとするのではなく、大学名・氏名も記しておきましょう。
大学名・氏名を記載しておくことで、自分にとっても相手にとってもメールボックス内での検索がしやすくなります。
メールの件名は相手にとってのわかりやすさを意識することが重要です。

返信は早めに! 送信時間にも注意

メールの返信は早めに行うようしましょう。メールのやり取りは相手を待たせないのがマナーとされています。

基本的にはその日のうちに、遅くとも翌日には済ませましょう。すぐに返信することが難しい場合は、「○○日までにお答えします」など、シンプルな返事でも構いません。

また、夜間や休日にメールを送ると、相手がメールを見れない可能性もあるため、できる限り相手の勤める企業の就業時間内に送信を済ませましょう。

ただし、急を要する要件などは、夜間でもできるだけ早めに連絡しましょう。その際は、「夜分に失礼します」などの一文を添えるようにしましょう。また、メールアプリの自動送信機能などを使えば、翌朝に送信するということも可能です。

署名を必ず載せる

「署名」とは、送り手の所属や連絡先の情報のことです。メールの最後に、結びとして記載します。

署名は「このメールは私が作成した」という証拠にもなっています。最低限、自身の大学や学年、氏名・連絡先を記すようにしましょう。また、氏名にはふりがなやローマ字表記を付けると、親切です。

以下は署名の一例となります。

———-
○○大学 大学院 △△研究科 修士課程○年
氏名(Shimei)
Mail: *********@*****.ac.jp
TEL:080-****-****
———-

標準的なメールアプリには、多くの場合「署名機能」が実装されていますので、あらかじめ設定しておくと良いでしょう。また、作成した署名に表記の崩れがないかなどは事前に確認しましょう。

メールに記載すべき内容

ここまで、OB訪問メールの3ステップと、いくつかのマナーについて確認してきました。
以降は、それぞれのメールで書くべき内容について解説していきます。
 

依頼メールで記載すべき内容

OBに訪問を依頼する、最初の段階のメールとなります。
訪問の目的や所要時間を伝えることに加えて、候補日程を提示しましょう。

訪問の目的・所要時間を伝える

依頼メールに書くべき第一のことは、OB訪問の目的です。
OB訪問の目的には、「企業理解を深めるため」「就活の体験について聞くため」「実際の働くイメージを深めるため」など、さまざまなものがあると思います。自身がどういった経緯で、どのような内容について尋ねたいか、依頼の段階で伝えましょう。

また、全体の所要時間を伝えておくことも重要です。
自身が聞きたいことリスト化し、どのくらいの時間を要するか、しっかり見積もりをしておきましょう。これらの内容は、OB・OGの方が引き受けの可否を判断する上で、重要な情報となります。

都合の付く日程を提示する

依頼の段階で、こちらの希望日程の候補を示しておくとスムーズです。
以下のことに気を付けつつ、日程の候補を提示します。

  • 就業中の時間帯から選ぶ(夜間や休日は避ける)
  • メール送信日から、1週間〜2週間先を目安にする
  • 幅広い時間帯で、最低3つは提示する(あるいは、「この日以外は予定が付く」ことを伝える)

日程調整が一度で決まることは稀です。何度もメールをやり取りすることになるかもしれませんが、こちらが柔軟に対応できるよう、可能な限り予定を空けておくようにしましょう。

この他にも、訪問の際の手段(オンラインか実際に対面で会うのか)や、アドレスを知った経緯について書いておきます。依頼メールの一例を以下に示します。

【件名】

OB訪問のお願い(○○大学・氏名)

【本文】

○○会社 △△担当
**さま

初めてメールをお送りします。
○○大学、△△研究科、修士課程○年の【氏名】と申します。

本日はOB訪問のお願いでご連絡差し上げました。
現在、私は【××】の業界を志望しており、【△△】についての理解を深めたいと考えています。
その折りに、【どこどこ】にて○○様の連絡先を知り、この度ご連絡いたしました。
ご多忙中のこととは存じますが、ぜひお話をお聞かせ願えますでしょうか。

先んじて、私の都合のつく日程を記しておきます。

・○月△日 10:00~16:00

・○月×日 15:00~17:00

・□月△日 10:00~16:00

また、所要時間は、○○分ほどを想定しています。
××の都合上、当日は【オンライン/対面】でお話できれば幸いです。
唐突なお願いで大変恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。

上記に関しまして、何卒よろしくお願いいたします。

———-

○○大学 大学院 △△研究科 修士○年
氏名(Shimei)
Mail: *********@*****.ac.jp
TEL:080-****-****
———-

確認メール

訪問の許諾が降りた場合、次に送るのが確認メールです(許諾が降りなかった場合でも、必ず返信はしましょう)。確認メールでは、以下の内容を記載します。

日程・時間・場所の確認

日時のすりあわせが済んだら、必ず確認を行いましょう。具体的には、「○月△日、××でお会いするとのこと、承知しました」などと送ります。お互いの認識が一致していることの確認です。

また、訪問の前日には、リマインドとしてもう一度確認を行いましょう。
特に、メールでやり取りした日と訪問日が離れている場合は、相手もリマインドが送られてくる方が安心です。
お互いに行き違いが起こらないよう、こうした確認メールは非常に重要です。

オンラインならミーティング用のURLも準備する

新型コロナウィルス(COVID-19)感染症の蔓延以降、オンラインでOB訪問を行うケースも一般的になってきました。その際は、OB訪問の依頼をした側が会議用のURLを用意するようにしましょう。
ミーティング用のURLは確認メールの段階で送ると良いでしょう。

注意すべき点として、オンラインミーティングのサービスに、しばしば時間制限が付いていることがあります。OB訪問中に突然時間制限が来て中断してしまうということが無いように注意しましょう。

OB訪問をするうえで、いくつかあるオンラインミーティングのサービスの中から自分にとって最適なものを選び、不備のないように準備をしましょう。

質問内容を事前に示しておくことがベスト

「当日どういったことを聞きたいか」を示しておくと、相手も準備がしやすくなります。当日急に質問するのではなく、確認メールの段階で記しておくと良いでしょう。

ただし、聞きたい質問を全て列挙すると、相手に負担をかけてしまうかもしれません。
優先順位をつけて、できるだけ相手に負担の無いよう配慮しましょう。

以下は、確認メールの一例となります
【件名】
Re:OB訪問のお願い(○○大学・氏名)

【本文】
***さま

お世話になっております。
○○大学、△△研究科、修士課程○年の【氏名】です。
この度はご多忙のところ、OB訪問を引き受けていただき、ありがとうございます。

○月△日 15:00~16:00にて、ご都合がつくとのこと、承知しました。
また、当日は以下の点についてお聞きしたいと考えております。

・貴社で働くやりがいとして、どのようなことがあるか
・働く中で、最も困難だったこと、また最も成長できたと感じられた経験は何か
・○○さまが就職活動をしていた際に、どのような軸を持っていたか

以上、よろしくお願いいたします。
併せて、この度はオンラインでの実施のため、私の方から会議用URLを用意いたしました。

【オンラインミーティングurlを記載】

当日は、こちらのURLにてよろしくお願いいたします。
それでは、○月△日、お会いできるのを楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。

———-
○○大学 大学院 △△研究科 修士課程○年
氏名(Shimei)
Mail: *********@*****.ac.jp
TEL:080-****-****
———-

お礼メール

OB訪問後は忘れずにお礼メールを送りましょう。

お礼メールでは、時間を作ってくださったお礼とともにOB訪問を通してどのようなことを学べたのかを相手に伝えると良いでしょう。

時間をいただいたお礼を忘れずに

繰り返しになりますが、OB訪問は「話を聞いてそれで終わり」ではありません。最後まで失礼のないよう心がけましょう。

相手は忙しい時間の合間をぬって訪問の機会を設けてくださっているため、まずはそのことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。

また、訪問したOB・OGの方とは、今後もお会いする機会があるかもしれません。ご縁を大切にすることが重要です。

「どのようなことを学べたか」を伝える

OB訪問のお礼だけでなく、当日どのようなことが学べたかも伝えられると好印象です。OB訪問を通していかに企業理解が深まったか、新しい気付き、就職活動を続ける上で参考になったことなどを伝えましょう。

また、お礼メールは、訪問の当日中に送るのが望ましいです。話を伺う中で参考になった点などをメモしておくと、メールもスムーズに書けるはずです。

以下は、お礼メールの一例となります。

【件名】
OB訪問のお礼(○○大学 氏名)

【本文】
○○会社 △△担当**さま

お世話になっております。
○○大学、△△研究科、修士課程○年の【氏名】です。
本日はお忙しい中、貴重な時間をいただき、ありがとうございました。
**さまとお話する中で、今まで以上に○○についての理解が深まり、また××という新たな発見もありました。
今後も○○社について勉強し、より理解を深めていきたいと考えます。
重ね重ね、お礼を申し上げます。
どうぞ今後とも、よろしくお願いいたします。
 ———-
○○大学 大学院 △△研究科 修士課程○年
氏名(Shimei)
Mail: *********@*****.ac.jp
TEL:080-****-****
———-

メールを送る際に気を付けたいこと

最後に、メールを送る際に気を付けたいことについて紹介いたします。
依頼メール、確認メール、お礼メールの全てに当てはまる内容となりますので、メールの送信を行う前にチェックを行いましょう。

適度な改行で読みやすく

メールの文章は、1・2文ごとに改行すると読みやすさが増します。
具体的には20〜30字ごとに折り返すのがよいとされています。

論文のように書き連ねるのではなく、受け手にとっての視認性を意識するとよいでしょう。また、1段落(1ブロック)ごとに空白の改行を入れることで、意味のまとまりが捉えやすくなります。
メールを書く際には、パソコンやスマートフォンでの読みやすさも意識できるとよいでしょう。

無礼のないような文章に

文章に失礼な点がないか、敬語表現が適切であるかなどは、十分注意を払いましょう。
これらが不適切であると、「常識のない学生」と判断されかねません。

ただし、敬語に拘りすぎると「これが本当に正しい表現なのか」と考えあぐねる場合もあります。
そういう際は、身近な社会人に「この文章で適切か」を判断してもらうとよいでしょう。

あくまで大事なのは、完璧な日本語を使うことではなく、誠意がしっかり伝わっていることと、読みやすい文章であることです。
あまり正しさに拘りすぎず、かといって無礼にはならないよう心がけて、文章を作成しましょう。

最後にしっかりと校正を

メールを送る際は、もう一度必ず読み返しましょう。
誤字や不備があることは、相手からの印象も悪くなってしまいます。
くれぐれも書き終えてそのまま送信ということがないようにしましょう。

また、書き終わってすぐだと、自身の間違いに気付きにくいことが多々あります。
時間に余裕をもってメールを準備しておき、少し時間を置いてから見返すと良いでしょう。
特に、相手の企業名やOBの名前など、間違えると失礼にあたる点は特段注意を払いましょう。

まとめ:失礼のないよう、手順・段取りをしっかり整える

今回のコラムでは、OB訪問のメールの仕方や、基本的なメールマナーについて解説しました。

メールの文章作成については、苦手意識のある方も多いと思います。
しかし、基礎さえしっかり押さえておけば、それほど怖がることでもありません。

・依頼・確認・お礼メールの手順を踏む
・質問事項や手段など、相手方の求める情報を記載する
・失礼のないよう、メールマナーには気を付ける

以上3点を意識することが大切です。
これらは、社会人になってからも意識することが多いため、OB訪問の機会にしっかり身につけておきましょう。

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