インターンシップ後のお礼は、感謝の気持ちを伝えるだけでなく、好印象を与える機会でもあります。効果的なお礼メールを書くには、丁寧で誠実な感謝の表現から始まり、適切なタイミングでメッセージを送信することが大切です。さらに、自分の経験やインターンシップでの気づきなどを、記載するため、今後の就活に向けた振り返りにもなります。
インターンに参加した後でメールをするべきなのか迷っている人向けに、この記事では、効果的なお礼のメールを作成するために必要な手順と注意点を詳しく説明します。
インターンシップ後のお礼のメールを送るべき理由
そもそもインターンシップ後にお礼のメールを送る必要はあるのでしょうか。実際にはビジネスマナーの問題ですので、正解はありません。しかし、送ることで人事担当者に好印象を与えることができるのは確かです。
他にもいろいろメリットがあるため、インターンシップ後のお礼メールを送る理由は以下の通りです。
- 単純にマナーとして良いため
- インターンシップの振り返りになるため
- 人事担当者へ好印象を与えられるため
単純にマナーとして良いため
長期インターンシップの場合は特にインターンシップ中にかかわる人が多いため、上司や人事担当者など、職場に関わるすべての人に深く感謝し、お礼のメールや手紙で感謝のメッセージを伝えることが欠かせません。
1日～数週間の短期インターンシップでも、お礼のメールを送ることで、担当者の印象に残り、好感を持たれるでしょう。
インターンシップの振り返りになるため
インターンシップで得たもの、学んだこと、今後の抱負など、感謝の気持ちを込めたお礼のメールをしたためることで、自分のインターンシップを振り返り、そこで何を期待されているのか、どのような人材が求められているのかが認識できるようになるため、今後の就職活動に活かすことが可能です。
人事担当者へ好印象を与えられるため
インターンシップ後にお礼のメールを送っても、実際の採用選考では個人の能力や資質が重視されるため、根本的な選考には影響しませんが、人事担当者の印象にはプラスに働きますので、送ることをおすすめします。
インターンシップ後のお礼メールの書き方
インターンシップは選考と直結しないとはいえ、せっかくインターンシップという形で興味のある企業へのアプローチができたので、この機会をうまく生かし、人事担当者と良好な関係を保つようにしましょう。お礼メールは以下のポイントを意識すると人事担当者に良い印象を残すことができます。
- 見ただけで内容がわかるような件名にする
- 参加のお礼＆参加して感じたことを自分なりに記載する
- お礼のメールは当日か翌日に送信する
見ただけで内容がわかるような件名にする
メールの件名は、内容を適切に反映し、担当者が選別しやすいように簡潔に記述する必要があります。特に、企業の採用担当者などは、1日に何十通ものメールを受け取ることが多く、企業の知名度が上がれば上がるほど、また、学生との接触が多い場合などは、その数が増えるため、配慮が必要になります。
曖昧な件名では、これらのメールに埋もれてしまい、担当者の目に留まる可能性が低くなりがちです。そこで、一目見ただけで用件がわかるような、適度に説明のある件名にするとよいでしょう。
参加のお礼＆参加して感じたことを自分なりに記載する
インターンシップのお礼状を送る際には、感謝の気持ちを伝えるだけでなく、自分自身が体験した感想を詳しく述べることが大切です。
何が良かったのか、なぜ良かったのかを具体的に伝えることで、企業側もあなたの考え方を理解し、次年度以降の計画に生かすことができるようになります。
単に起こったことを話すだけでなく、自分がどう感じたか、何を学んだか、その会社について全体的にどう感じたか、など、自分の考えを述べるのが賢明です。
そうすることで、企業側に印象が残り、その経験を通じてプロ意識と礼儀正しさが伝わり、ひいては、就職活動に付加価値を与えることになります。
お礼のメールは当日か翌日に送信する
お礼状を送るときは、なるべく当日中に、遅くとも翌日までに出すとよいでしょう。そうすることで、受け取った人はメールを出した相手を思い出しやすくなり、また、良い印象を残すことができます。
時間が経ってしまった場合は、タイミングが悪くてもできる限りお礼状を送ることが望ましいですが、数日経ってから送る場合は遅れた理由を簡単に説明するとよいでしょう。
さらに、タイミングよく送ることも大切ですが、会社の就業時間を意識することも重要です。
たとえ当日中に送る場合でも、深夜、早朝などの営業時間外や始業時・就業時などのあわただしい時間でのメール送信を避けることは、相手に迷惑をかけないために重要です。
例えば、午後8時に送るよりも、午後3時や4時にお礼状を送る方が望ましいでしょう。これは、相手の時間や配慮を大切にしたうえで、さらに、相手が終業時間までにメールを読んで返信する十分な時間を確保することができます。このような工夫をすることで、相手に好印象を与え、効果的なお礼メールとなります。
インターンシップ後のお礼メールを送る際の注意点
お礼のメールを送る際には、いくつかの重要なマナー・注意点があります。最低限、正しいマナーに従ってメールを作成することで、好印象を与えることができます。
翌日までに送信する、勤務時間に注意する、略語を避ける、名前と代名詞を丁寧に正確に書く、などは重要な要素です。
一般に、担当者の名前を書き間違えると大変失礼にあたりますし、メールの文体はフォーマルで敬意を表すものにする必要があります。
遅れた場合はお詫びの一言を添える
お礼のメールを送る場合、遅くとも翌日までに送るのがマナーです。これは、丁寧さを演出するだけでなく、相手の第一印象を悪くする可能性を低くすることにもつながります。
たとえ形式的なものであっても、お礼のメールを送ることは、感謝の気持ちを表すことに変わりはないのです。お礼をいただいてからメールを送るまでの時間が長ければ長いほど、誠意や感謝の気持ちは薄れていきます。
ですから、最高の印象を残し、ピンチをチャンスに変えるためにも、お礼のメールは後回しにしないようにしましょう。
あまりに日数が経過している場合は、お礼のメールを送らずに次のステップに進んだ方が良い場合もあります。
宛先を誰にするか気を付ける
インターンシップのお礼メールは、基本的に人事担当者宛に送ります。人事担当者の名前や個人アドレスがわかっている場合は、その人宛に送り、Cc欄に人事担当部署のアドレスを記入します。
人事担当者の個人アドレスがわからない場合は、「To」の行に人事担当部署のアドレスを記入しましょう。
インターンシップで特にお世話になった方がいて、その方にもお礼を言いたい場合は、その方にもメールが届くようにするのではなく、本文に「◯◯さんによろしくお伝えください」などと一言添えればよいでしょう。そうすることで、より丁寧な印象が残ります。
誤字脱字に気を付ける
相手の名前にはきちんと「様」などの敬称をつけましょう。人事部あての場合は、「人事部御中」とします。また、組織宛のメールの場合は、必ず正しい会社名を使い、略称は避けましょう。特に、「株式会社」「有限会社」など、正しい表記になっているかどうかを確認することが重要です。
さらに、「送信」をクリックする前に、必ずメッセージの校正を行います。誤字脱字がないか、相手の名前の漢字が正しいか、文の構成や言葉の選び方が適切な敬語でのやりとりにふさわしいか、再確認しましょう。
インターンシップ後のお礼メール例文
株式会社〇〇〇〇
人事部
インターンシップご担当
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇月〇日～〇月〇日「1Week〇〇インターン」に参加をさせていただきました、
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科の〇〇 〇〇と申します。
この度は貴社のインターンシップに参加させていただき、誠にありがとうございました。
今回のインターンシップを通して、プロジェクトに携わるという貴重な経験をさせていただき、ご指導いただいた社員の皆様には心より感謝申し上げます。
1週間のカリキュラムを通して、ビジネスマナーや社会人としての心構えなど、多くの学びを得ることができました。
また、社員の方々との交流会では、アットホームな印象を受け、貴社で働きたいという気持ちが高まりました。
貴社の本選考を受けるにあたり、インターンシップで得た経験を最大限に活かしていきたい所存でございます。
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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〇〇 大学〇〇〇 学部〇〇〇 学科
氏名：〇〇〇 〇〇〇
住所 ：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
電話番号：080-0000-1234
e-mai：abc@def.xxx.ne.jp
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インターンシップのお礼メールで好印象！｜まとめ
企業の人事担当者へお礼メールを送った後、返信のメールを受け取った場合は、目安として24時間以内に返信しましょう。返信の内容は簡潔に、簡単な文章で感謝の気持ちを伝えることを重視します。
ビジネスメールでは「一往復半」の原則があり、「メールを書く」、「返信をもらう」、「お礼のメール」を送るという3つのステップで完結することを意識しましょう。
長すぎる返信は、逆に相手の時間を奪うため失礼にあたる場合があるので、避けるのがマナーです。
なお、担当者からの返信メールに「返信は不要です」と書かれていた場合は、特別な理由がない限り、その時点でメールを返すのは止めましょう。
本記事では、インターンシップのお礼メールの書き方・注意点を詳しく解説しました。実際にインターンシップに参加できるチャンスを得たら、最後まで気を抜かず、終了後はお礼メールを送り、人事担当者に好印象を残しましょう。
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