オンライン企業説明会とは?事前準備のポイントと注意点を紹介

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2020年度以降、コロナ禍の就職活動(以下、就活)では、オンラインツールを使った活動も増えています。

これから就活を始める大学生や大学院生の方は「オンライン企業説明会ってどういうものなの?」、「事前に準備しておくべきことや注意点を知りたい。」と考えることもあると思います。
研究室の先輩に尋ねても、コロナ禍の就活を経験していない場合であれば、具体的なアドバイスが得られないことも多いと思います。
オンラインの企業説明会に参加するうえで、服装はどうしたらいいのか、失敗しないために気を付けることなど、わからないことがたくさん出てきますよね。

そこで今回の記事では、就活のオンライン説明会におけるマナーや事前準備のポイント、注意点などをまとめました。
これから就活に臨む大学生や大学院生の人はぜひ参考にしてください。

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オンライン企業説明会とは

企業説明会とは、企業が就活生に向けて企業の概要や業務内容、待遇などについて説明したり、就活生が企業の担当者に質問を行うことができるイベントです。
就活生にとっては、企業の担当者から直接話を聞くことができる貴重な機会です。また、人事担当者が説明にあたることも多いことから、興味のある企業の担当者にアピールするチャンスでもあります。

従来は大学や会議場などで行われる対面の説明会が主流でしたが、2020年度以降は新型コロナウイルス感染症の影響により、人が多く集まりやすい企業説明会はオンライン開催へと移行している企業も多くなりました。
オンラインでの企業説明会は、直接会って話を聞くことはできませんが、人との接触を避けて就活をできるようになり、移動の手間や交通費を抑えることができるなど、就活生にとっての利点もあります。

自宅で説明会を受けるとなると、対面での説明会よりも気が緩んでしまうかもしれませんが、これまでの就活と何ら変わりはありません。
気を引き締めて参加しましょう。

オンライン企業説明会の種類

オンライン企業説明会には色々な形態があり、主にライブ配信型と録画配信型の2つに分かれます。それぞれがどのようなものか、特徴をみてみましょう。

ライブ配信型

ライブ配信型のオンライン説明会は、音楽のライブのようにリアルタイムで実施される説明会のことです。
ライブ配信型では、開催時間に合わせて参加する必要がありますが、画面越しに就活生と企業担当者が双方向でコミュニケーションを取れることが特徴的で、気になることを質問する時間が設けられることが多いです。
積極的にやり取りをすることで、興味のある企業に対して理解を深められるでしょう。

録画配信型

録画配信型は、企業が録画済みの説明内容をオンラインで配信する説明会の形態です。
就活生にとっては、授業や研究の合間などの空き時間で企業の情報を収集できる効率のよさが魅力です。
また、企業から就活生への一方向的な形態なので、気楽に参加できるというのも、利点のひとつです。
ただし、ライブ配信型で行われる質疑応答など企業側とのリアルタイムなコミュニケーションは取れないので、あくまでも情報収集の手段と捉えておくといいでしょう。

オンライン説明会のメリット

オンライン説明会のメリットは、自宅にいながら就活ができることや、移動のコストがかからないことなどが挙げられます。
それぞれのメリットを紹介します。

自宅で就活できる

対面での説明会の場合は、企業のオフィスなど説明会場に行く必要がありますが、オンライン説明会は自宅にいながら参加できるのが大きなメリットです。
就活では、1日に複数社をまわることもあり時間のやりくりが大変なこともあります。
オンライン説明会なら効率よく企業説明会を受けることができ、より多くの企業の情報を集めることができます。

コストがかからない

オンライン説明会は自宅でも参加できるため、交通費の負担がかからないことが多いです。
就活生にとっては、何度も電車に乗ることで交通費が大きな負担になる場合もあるでしょう。
オンライン説明会は経済的な負担が少なくなるので、就活にかけるコストを安く抑えられます。

オンライン説明会のデメリット

オンライン説明会のデメリットは、質問がしにくいことや実際の雰囲気が伝わりにくいことです。
一つずつ見てみましょう。

質問しづらい

オンライン説明会では、対面のように相手の顔が全て見えるわけではないため、質問しづらいことが懸念されます。
Zoomなどのオンラインミーティングだと他の学生と混線してしまったり、その場の空気が読み取りづらく、質問できるタイミングを逃したりする可能性があるのです。
企業側がチャット機能やQ&A機能などを積極的に利用している場合は、自由なタイミングで質問を投稿できることが多く、質問がしやすくなるでしょう。

企業の雰囲気が掴みづらい

オンラインだと、実際の企業の雰囲気はどうしても掴みづらくなります。
企業のオフィスに実際に行くことで、働いている人を見たり、話をしたりすることではじめてわかることもあるはずです。
そうした実際の社風がオンラインでは伝わりにくいのがデメリットです。

オンライン説明会前に必要な事前準備は?

オンライン説明会は、企業から情報を収集できる貴重な機会です。
何も準備せずに挑むと、せっかく聞いた内容を忘れてしまうことや、聞きたい内容を質問しそびれることなどが起こり得ます。
オンラインだからと気を抜かず、得た情報を就活に最大限活かすために、十分な準備をして臨みましょう。

IT機器のセッティングを万全に

実際にオンライン会議ツールを使用するスマホやパソコンなどの端末の充電は事前に済ませておきましょう。
ビデオやマイク、スピーカーなどをフルに使用するオンライン会議ツールでは、消費電力が大きくなりがちです。
充電しながらの使用でも少しずつ電池残量が減っていくことがあるので、予め充電を満タンにしておくと安心です。

カメラやマイクについてもきちんと接続ができているかを事前に確認しておきましょう。
多くのオンライン会議ツールでは、設定画面から自分がどのように映るか、声はきちんと聞こえるかなどをチェックすることができます。
また、オンライン会議ツールの録画機能を使えば、実際に相手からどのように見えるかを確認することもできます。本番で録画は禁止されていることが多いですが、事前チェックのときに利用して自分が相手にどのように映って見えるのかを把握しておくとよいでしょう。
参加する環境が大学の共同研究室のような、周囲に配慮が必要な場所であれば、イヤホンやヘッドセットの利用をするとよいでしょう。
また、共同研究室のような環境では複数の就活生が同時にイベントに参加することも考慮しておいたほうがよいでしょう。
場合によってはハウリングの原因となることもありますので、イヤホンやヘッドセットの活用は有効です。

また、自分のカメラやマイクのオン・オフの切り替え方について、事前に把握しておくこともトラブルを防ぐためには重要です。
ミュートの解除方法やカメラの操作を事前に確認しておきましょう。
よくあるケースが、入室時にミュートが解除になっていて、研究室などの周囲の音声が垂れ流しになってしまうことです。
特に説明会の開始前の時間帯は多くの参加者が待機している一方、発言もなく静かな環境ですから、そうした環境音が目立ちやすくなってしまいます。
設定画面から、入室時のミュートやカメラの設定について確認しておくとともに、入室直後は自分のマイク・カメラがどのような状態になっているか確認しておくとよいでしょう。

接続が安定したネット環境は必須

オンライン説明会の内容を漏れなく聞き取るためには、安定したネット環境は必須です。
途中で音が聞こえなくなる、映像が途切れる、といった事が起こると、せっかく説明会に参加したのに、十分に企業の情報を収集できなくなってしまいます。
また、自分の発言が途切れてしまってうまく伝わらないと、進行を妨げてしまうことにもなりかねません。

カフェなどのFree Wi-Fiは、オンライン説明会など大量の通信をする際には不向きです。
自宅にあるWi-Fiを使う、必要であればポケットWi-Fiを借りるなどして、安定した環境を構築することが大切です。

メモ・筆記用具・会社資料を準備しておこう

オンライン説明会の参加時はメモ・筆記用具・会社資料を準備しておくことをおすすめします。
説明会で聞いた内容は、書類選考や面接のときに活かせる貴重な情報です。
必ずメモをしておいて、後から見返せるようにしておくことが大切です。

また会社資料を持っておくと、基本的な企業の情報がわかるのでより一層理解が深まります。
事前に会社の資料に目を通しておけば、わからないことがあった際に説明会の中で質問することも可能になります。
資料に書かれていることを質問するよりも、資料の情報から考えられる質問について訊いてみたほうが、一歩進んだ情報が得られるのではないでしょうか。

オンライン企業説明会での注意点

オンライン説明会で服装はどうすればいいのか、気を付けるべきマナーはどんなものがあるか疑問に思う人もいるでしょう。
注意点を3点まとめましたので確認していきましょう。

服装はどうする?


オンライン説明会に自宅から参加する場合、私服を着たくなるかもしれませんが、対面での説明会同様、TPOにあわせた服装をするのが重要です。
企業側から特に服装の指定がないときは、スーツを着ておくのが無難です。
そのため、服装に迷うときはスーツを着るとよいでしょう。
自宅からの参加だと、スマホやパソコンでは顔しか映らないかもしれませんが、対面でのやり取りと同じ緊張感を持って、しっかりと着こなすことをおすすめします。

また、ジャケットやブラウスにチノパン・ひざ丈スカートなどを組み合わせたビジネスに相応しい私服としてオフィスカジュアルがあります。
「私服で参加OK」と書かれているオンライン説明会には、こうした服装でも問題ないでしょう。

参加当日は開始5~10分前に接続しておくこと

オンライン説明会に参加する際は、5分から10分前に接続しておくのが無難です。オンラインでは機器やシステムのトラブルが起きることがよくあり、時間を無駄にせずスムーズに説明会に入るためです。

また、企業側は「この学生は時間を守れるか」といったことも厳しく見ています。「オンラインだから大丈夫」とたかをくくらず、必ず開始時間までに指定の場所へ入るようにしましょう。

ただ、企業によっては「9時になったら接続してください」など時間を具体的に指定してくることもあります。
その場合は、指定された時間に入れば問題ありませんが、接続トラブルで入室に送れてしまう、などのケースも想定して、遅刻にはくれぐれも注意しましょう。

何らかの事情があって説明会に参加できなくなったら、事前に連絡することが必須です。
企業からの信頼を失わないために、大人数が参加する説明会であっても、担当者に連絡しましょう。

自分の画面の背景に余計なものが映っていないか確認

オンライン説明会で見落としがちなのは、自分の背景に映るものです。
整理整頓されていない部屋が映ってしまったりすると、担当者によっては不快に思うかもしれません。
オンライン説明会に参加する前に、自分の背景に関係のない情報が映っていないことを確認してから接続するとよいでしょう。
会議ツールによってはバーチャル背景などといった機能もありますが、端末のスペックによっては利用できないこともありますので、事前に確認しておきましょう。
また、背景がベランダなど、室内よりも明るい外が写るような画角だと、場合によっては逆光になり、顔が真っ暗に写ることもあります。
白い壁やカーテンを背景にすると、顔が明るく見えやすくなります。
不安があれば、これらの点についても事前に確認をしておくとよいでしょう。

まとめ

この記事ではオンライン説明会の種類やメリット・デメリット、注意点などを解説しました。
内容をまとめると以下の通りです。

  • オンライン説明会のメリットは交通費がかからないことや、移動の手間が省けて就活を効率化できること
  • オンライン説明会のデメリットは、質問がしづらく実際の企業の雰囲気がつかみにくいこと
  • 準備する際は機器やネット環境を用意しておくことが重要
  • 服装はスーツが無難、私服で参加OKという場合はオフィスカジュアルがおすすめ
  • オンライン説明会では、5分から10分前には接続しておき、背景には何も映さないのが無難

オンライン説明会は、就活生にとって複数の企業の情報収集をするのに最適な手段です。
積極的に参加して、できる限りたくさんの企業の説明会に参加しましょう。きっと自分に合う会社が見つかるはずです。
一方で、オンラインではコミュニケーションが取りづらいことや、社風がわかりづらいといったことも懸念されます。
オンライン説明会にこだわらず、オフラインでの情報収集の機会も積極的に取り入れて、自分の志望企業を見つけてください。

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著者プロフィール

アカリクリポーターズとは、大学院生としての経験や知識を「リポート」するライター集団です。全員大学院在籍経験があり、これまでの研究経験や知識を活かして、大学院生の皆様に役立つ情報をお届けしています。専門分野は工学・化学・生命科学・心理学・社会学等様々です。

【監修】アカリクお役立ちコンテンツ編集部
博士号所持者/博士課程在籍経験のある編集者が監修しています。

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