説明会後のお礼メールは必要?送る場合の注意点と例文を紹介

アカリクコラム
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「説明会後にお礼のメールって本当にいらないの?」と悩んでいませんか?

たしかにすべての企業に対してのお礼メールはいらないと感じますが、志望している企業には「送った方がいいのでは?」と感じますよね。

実際のところ、絶対ではないですが、お礼メールを送ることで採用担当者によい印象を与える場合あります。ただし、いい印象を与えるためには注意しなければならない点があります。

そこで今回は、説明会後のお礼のメールで悩んでいる人のために、

・そもそもメールを送る必要があるのか

・メールを送るときの注意点

・お礼メールの返信が企業から届いた場合の対応

・お礼メールの例文

について紹介しますので最後までお読みください。

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説明会後のお礼メールは送ったほうが良い?

そもそもお礼メールを送った方がいいのでしょうか?お礼メールによって評価が変わる場合があると考えている方も少なくないでしょう。

しかしながら、お礼メールは評価や選考に関係ありません。送っても書類選考や面接で落ちる場合はありますし、送らなくても選考さえうまくいけば内定がもらえます。

説明会後のお礼メールはあくまでもマナーや挨拶として送ります。そのため、送らなかったとしても問題はありません。

ただし、選考に直接的な影響はありませんが、人事に好印象を与える場合があります。感謝の気持ちを伝えることで説明会を行った人事もうれしい気持ちになり、メールを送った就活生に対し好印象を持つ可能性も少なくないでしょう。また、「この会社に入りたい!」という気持ちもメールを送ることで伝えられるかもしれません。

そのため、もし今あなたがお礼メールを送ろうかどうか悩んでいるのであれば、送ることをおすすめします。忙しくてメールを書く時間が取れなかったとしても、最低限志望度の高い会社には送った方がいいでしょう。

説明会のお礼メールを送る際に気を付けるポイント

説明会後のお礼のメールは人事にいい印象を与える場合があるため送った方がいいですが、メールの内容や送るタイミングによっては、あまりよくない印象を持たれてしまう場合があります。そのため、メールを送る前に気を付けるべきことを確認しておきましょう。

気を付けるべきポイントとして、

・遅くても翌日の午前中までに送信すること

・メールは簡潔にかくこと

・説明会の具体的な感想を書くこと

・メールの文末に署名を書くこと

・誤字脱字や宛名の間違いを避けること

があります。

遅くても翌日の午前中までに送信すべし

お礼のメールはできるだけ早めに送ってください。採用担当者が説明会に参加した就活生のことを覚えている内に送らなければ印象に残らなくなる可能性があります。数日後に送ったとしても送った意味がなくなってしまいます。そのため、遅くても翌日の午前中までに送りましょう。

また、できるだけ早く送れるようにテンプレートを作っておくことをおすすめします。そうすることで、1から書く必要がなくなり、一部分だけ文章を変更すればいいのでメールの作成時間を減らすことができます。

メールは簡潔に書くべし

お礼のメールはできるだけ簡潔に書いて送りましょう。採用担当者は就活生のメールだけでなく、取引先や他部署などのメールを業務中にたくさん見ています。そのため、入社したいという熱意を伝えるために長文のメールを送りたい人もいるかもしれませんが、かえって悪い印象を持たれる可能性があるのでおすすめしません。

件名で説明会のお礼メールであることと、あなたの大学と名前がわかるように記載し、本文では簡潔でわかりやすく、お礼や熱意を伝えておきましょう。

説明会の具体的な感想を盛り込むべし

説明会後のお礼メールはあなた以外の多くの就活生も送るため、他の人と同じような内容のメールになってしまうと印象に残らない場合も少なくありません。そのため、できるだけ簡潔に書いたほうがいいですが、オリジナリティのあるメールを心がけてください。

説明会の具体的な感想を書くことがおすすめです。説明会に参加して印象に残ったことや人事や先輩社員の話を聞いて志望度が高まったなどという気持ちを1~2文程度書いて送りましょう。

メールの文末に署名を入れるべし

メールの文末には署名を入れましょう。署名は名前や電話番号、メールアドレスなどの情報をメールの文末にまとめたもののことを言います。送信者が誰であるかを伝えるために用いられ、ビジネスメールでは一般的に記載することが当たり前なほど大切な作法となっています。

学生の場合、自分の氏名、大学名、学部、住所、連絡先を署名に記載しましょう。また、メールの文頭には「お世話になっております。○○大学○○学部の○○です」と必ず名乗ってください。

誤字脱字や宛名間違いを避けるべし

メールを送信する前に、誤字脱字を必ず注意して確認しましょう。誤字脱字が多いと、ミスの多い人だと思われる可能性があります。

とくに、宛名を間違えた場合、相手に大変失礼ですし、あまり良くない印象をもたれるかもしれません。そのため、一度メールを書き終えたらメール文を見直してください。

音読をしたり、誤字脱字をチェックしてくれるWebアプリなどを使用するとミスを減らすことができます。

企業からお礼メールに返信が来た場合は?

お礼メールを送ると、企業から返信が届くことがあります。たいていの場合「お礼メールを送ってくれてありがとう」「メールを確認しました」というような内容のメールが送られてきます。

もし返信が着た場合、できるだけ早く返信をしましょう。採用担当者が毎日多くのメールを確認している中で、あなたのために時間を割いて返信してくれたため、マナーとして返信をした方がいいです。「お忙しい中返信していただきありがとうございます」など返信のお礼を伝えましょう。

ただし、企業側のメールに「返信不要」と記載されていた場合、返信はいらないです。

お礼メールの例文

お礼メールの例文を以下に記載しますので参考にしてください。

件名:会社説明会のお礼 ○○大学 □□(氏名)

本文:

○○株式会社 人事部 ○○様

お世話になっております。

本日貴社説明会に参加しました、○○大学の□□と申します。

このたびはお忙しい中貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。

説明会では、○○の話など、貴社のホームページに記載されていなかったようなことを教えていただき、業務について深く知ることができました。

また、先輩社員の仕事に対する想いや職場の様子についてのお話を聞かせていただいたことで、貴社で働きたい気持ちがますます強くなりました。

本日いただいた資料を熟読し、貴社についての企業理解をより深めたいと思っております。

今後ともよろしくお願いいたします。

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○○大学大学院○○研究科○○専攻 修士2年

□□(氏名)

電話番号:090-○○○-○○○

メールアドレス:✕✕✕@○○.ac.jp

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まとめ

説明会後のお礼メールについて紹介しました。

この記事をまとめると以下のようになります。

・お礼メールは送らなくても評価に影響はないが、送るといい印象を与えることができる

・お礼メールは遅くても翌日の午前中までに送る

・メールはできるだけ簡潔に書く

・説明会の具体的な感想を盛り込んだ方が印象に残りやすい

・文末に署名は必ず入れる

・誤字脱字と宛名に気を付ける

・お礼メールの返信が届いたら「返信不要」と記載していない限り早めに返信する

少しでも内定できる確率をあげるためにも、説明会後のお礼メールを送ってみましょう。

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