企業説明会後のお礼メールは必要？送る場合の注意点と例文を紹介

「企業説明会後にお礼のメールって本当にいらないの？」と悩んでいませんか？

たしかにすべての企業に対してお礼のメールを送る必要はないと感じますが、志望度の高い企業には「送った方がいいのでは？」と感じますよね。
実際のところ、お礼メールを送ることで採用担当者に良い印象を与える場合もあります。
ただし、良い印象を与えるためには注意しなければならない点がいくつかあります。

そこで今回は、説明会後のお礼のメールで悩んでいる人のために、
・そもそもメールを送る必要があるのか
・メールを送るときの注意点
・お礼メールの返信が企業から届いた場合の対応
・お礼メールの例文
について紹介します。ぜひ最後までお読みください。

企業説明会後のお礼メールは送ったほうが良い？
企業説明会のお礼メールを送る際に気を付けるポイント
企業からお礼メールに返信が来た場合は？
お礼メールの例文
まとめ

企業説明会後のお礼メールは送ったほうが良い？

そもそもお礼メールは送った方がいいのでしょうか？
お礼メールによって評価が変わる場合があると考えている方も少なくないでしょう。

結論としては、お礼メールは評価や選考に関係ありません。
送っても書類選考や面接で落ちる場合はありますし、送らなくても選考がうまくいけば内定がもらえます。

説明会後のお礼メールはあくまでもマナーや挨拶として送ります。
そのため、送らなかったとしても問題はありません。

ただし、お礼のメールを送ることで、人事担当者に好印象を与える場合があります。
感謝の気持ちを伝えることで説明会を行った人事もうれしい気持ちになり、メールを送った就活生に対し好印象を持つ可能性も少なくないでしょう。
また、「この会社に入りたい！」という気持ちもメールを送ることで伝えられるかもしれません。

そのため、もし今あなたがお礼メールを送ろうかどうか悩んでいるのであれば、送ることをおすすめします。
忙しくてメールを書く時間が取れなかったとしても、最低限、志望度の高い会社には送ると良いでしょう。

企業説明会のお礼メールを送る際に気を付けるポイント

企業説明会後のお礼のメールは人事に良い印象を与える場合があるため、送った方が良いですが、メールの内容や、送るタイミングによっては、かえって悪い印象を持たれてしまう場合があります。
メールを送る際に気を付けるべきことを確認しておきましょう。

以下では、お礼メールを送る際に気を付けるべきポイントについて、順に解説していきます。

ビジネスメールの基本的なマナーを守るべし

就職活動で初めてビジネスマナーに直面した、という人も少なくないことと思います。
ビジネスマナーといってもメールのマナーは基本的に型通りのものですから、あまり身構える必要はありません。
しかし、メールは顔を合わせないコミュニケーションですから、知らないうちに悪い印象を持たれてしまうと挽回することが容易ではありません。
一方で、最低限のビジネスマナーのポイントさえ押さえておけば、ライバルに差をつけるチャンスです。
ここでは、メールの基本的な書き方について解説しますが、記事の後半では例文も掲載しているので、合わせてご覧ください。

ビジネスメールの基本的な構成

ビジネスメールは

宛名
挨拶
本文
挨拶
差出人
署名

という構成になっています。
宛名にはメールの受取人を「〇〇株式会社〇〇様」といった形で記載します。
具体的な氏名が分からなければ「ご担当者様」といった書き方も可能です。

その後、自己紹介とひとこと程度の簡単な挨拶が続きます。

〇〇大学〇年生の〇〇です。
お世話になっております。

といった具合です。
この挨拶は形式的なものですので、手紙のような時候の挨拶は必要ありませんし、長く書く必要もありません。
「お世話になっております。」や「初めまして」などといった文章が無難ではないでしょうか。

挨拶のあとは本文が続きます。
説明会のお礼を伝えるのはこの部分になります。
伝えたい内容が相手に伝わるようにわかりやすく書きましょう。

最後に、簡単な挨拶と差出人、署名を書きます。
この挨拶も形式的なものです。
「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」など無難な文章で構いません。

このようなメールの構成は、伝えようとしていることを簡潔に相手に読み取ってもらうためのマナーです。
構成を完全に無視したメールは読みづらいので、慣れるまでは苦労するかもしれませんが、なるべく意識してみるとよいでしょう。
メールの書き方は社会人になっても必須のスキルですから、覚えておいて損はありません。

メールの文末に署名を入れるべし

メールの文末には署名を入れましょう。
署名は名前や電話番号、メールアドレスなどの情報をメールの文末にまとめたもののことをさします。
送信者が誰であるかを伝えるために用いられ、ビジネスメールでは一般的に記載することが当たり前であるほど大切な作法となっています。
学生の場合、自分の氏名、大学名、学部、住所、連絡先を署名に記載しましょう。
メールソフトでは署名を入れる機能が用意されていることが多いと思います。
就職活動が本格化する前に、早めに設定しておくことをおすすめします。

誤字脱字や宛名間違いを避けるべし

メールを送信する前に、誤字脱字をしていないか必ず確認しましょう。
誤字脱字が多いと、ミスの多い人だと思われる可能性があります。

特に、宛名を間違えた場合、相手に大変失礼ですし、悪い印象をもたれるかもしれません。
そのため、一度メールを書き終えたらメール文を見直す癖をつけましょう。

送信前に音読をしたり、誤字脱字をチェックしてくれるWebアプリなどを使用したりするとミスを減らすことができます。
送信してしまってからミスに気付く、ということもよくありますよね。
送信ボタンを押してから実際に送信されるまでに時間差を設ける、といった機能もメールソフトによっては備えられていることがあるので、使ってみるのも手かと思います。

メールは簡潔に書くべし

お礼のメールはできるだけ簡潔に書いて送りましょう。
採用担当者には就活生のメール以外にもだけでなく、取引先や他部署などからのメールを業務中に大量のメールがたくさん見ています届いています。
そのため、入社したいという熱意を伝えるために長文のメールを送りたい人もいるかもしれませんが、かえって悪い印象を持たれる可能性があるのでおすすめしません。

件名で説明会のお礼メールであることと、あなたの大学と名前がわかるように記載し、本文では簡潔でわかりやすく、お礼や熱意を伝えておきましょう。

遅くても翌日の午前中までに送信すべし

お礼のメールはできるだけ早めに送りましょう。
どんなに丁寧にお礼メールを書いたとしても、採用担当者が説明会に参加した就活生のことを覚えている内に送らなければ印象に残らなくなる可能性があります。
そのため、遅くても、説明会参加後の翌日の午前中までに送ると良いでしょう。

また、できるだけ早く送れるようにテンプレートを作っておくことをおすすめします。
就活生の場合、企業説明会は頻繁に参加するかと思います。
予めテンプレートを作っておくことで、メールを書く手間が少なくなります。
必須ではないことから「面倒だからいいや」と思ってしまいがちなお礼メールの作成ですが、少しでも手間を削減する工夫をするといいでしょう。

説明会の具体的な感想を盛り込むべし

説明会後のお礼メールはあなた以外の多くの就活生も送るため、他の人と同じような内容のメールになってしまうと印象に残らない場合も少なくありません。
そのため、できるだけ簡潔に書いたほうがいいですが、オリジナリティのあるメールを心がけてください。

おすすめは説明会の具体的な感想を書くことです。
説明会に参加して印象に残ったことや人事や先輩社員の話を聞いて志望度が高まったなどという気持ちを1〜2文程度書いて送りましょう。

企業からお礼メールに返信が来た場合は？

お礼メールを送ると、担当者から返信が届くこともあります。
たいていの場合「お礼メールを送ってくれてありがとう」や、「メールを確認しました」のような内容のメールが送られてきます。
一言お礼が来ただけであれば、それ以上の返信は必要ないと思いますが、何か質問された場合や、書類送付の依頼など、さらにやり取りが続くような場合にはできるだけ早く返信をするように心がけましょう。
就職活動をしていると忙しくて返信をする余裕のない日が続くことも少なくないと思いますが、同じように採用担当者も忙しい中でメールを送ってきています。
そのような中で相手からなかなか返信が返ってこないと、印象が悪くなりがちです。
「お忙しい中返信していただきありがとうございます」など返信のお礼を伝えるとよいでしょう。

ただし、企業側のメールに「返信不要」と記載されていた場合、返信は不要です。

お礼メールの例文

お礼メールの例文を以下に記載しますので参考にしてください。

件名：会社説明会のお礼　○○大学　□□(氏名)

本文：

○○株式会社　○○部
○○様

お世話になっております。
本日、貴社の説明会に参加しました○○大学の□□と申します。

このたびはお忙しい中貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。
説明会では、○○の話など、貴社のホームページに記載されていなかったようなことを教えていただき、業務について深く知ることができました。
また、先輩社員の仕事に対する想いや職場の様子についてのお話を聞かせていただいたことで、貴社で働きたい気持ちがますます強くなりました。
本日いただいた資料を熟読し、貴社についての企業理解をより深めたいと思っております。
今後ともよろしくお願いいたします。
□□(氏名)

○○大学大学院○○研究科○○専攻　修士2年
□□(氏名)
電話番号：090-○○○-○○○
メールアドレス：✕✕✕@○○.○○.○○