1. TOP
  2.  >  アカリクコラム
  3.  >  メール送信者名、きちんと設定していますか

メール送信者名、きちんと設定していますか

2013/12/24 掲載

はじめに

ノートPC

インターネット無しで就職活動をするのはもはや不可能というほど、就職活動においてネットリテラシーの重要度は高まってきています。

特にEメールは連絡手段として完全に定着しています。

修士や博士の研究生活の中でもインターネットを活用していないという人はいないでしょうし、 情報系の専門の方には釈迦に説法ではありますが、 実際に遭遇した例を基に意外に見落としがちな就活におけるEメールのマナー、送信者名についてご紹介したいと思います。

送信者名がペンネーム?!

基本的なことですが、就職活動に使っているアドレスについては、アカウント設定をしっかりと確認しておく必要があります。

おそらく、メールマガジンの購読や趣味などで使うアドレスと就職活動のアドレスを兼用している方や新たに取得したばかりのアドレスを使っている方に、 稀にメールの送信者名が本名と全く違う名前になっていたり、 アルファベット表記のファーストネームだけであったり、空欄になっている方がいらっしゃいます。

メールの受信フォルダを開いた時、アドレス以上に送信者名の表示は重要視されます。 ビジネスマナーに則れば、「アカリク山田」 「山田太郎(アカリク)」など、名前と所属まで送信者名に設定することも一般的です。

無記名のメールやメール本文中の署名と送信者欄の名前が不一致のメールは、自動的に迷惑フォルダに振り分けるという設定がされていたり、 ウイルス対策のために自動削除という決まりになっている会社もあります。

些細な事で不利益をこうむらないよう、メールアドレスのアカウント設定が初期設定のままになっていないか、就職活動向きになっているか、今一度確認をしてみる必要があります。

フリーメールは賢く活用を

Gmailをはじめとし、Zenno、Aol mailなど簡単に新しいアドレスを取得することができるフリーメールのサービスは多々出てきていますし、独自ドメインを取ることも容易になっています。 就活サイトへの登録や企業との連絡に使う就職活動専用のEメールアドレスを取得し、最適な設定をして、研究や趣味で使うアドレスとの使い分けをすることも場合によっては有効でしょう。 大学のアドレスを使っている人は、卒業後のことを考え、新たにメールアドレスを取得しておくのも良いタイミングになります。

就職活動専用のアドレスを取得する際には、数字のゼロとアルファベットのオー、数字の1とアルファベットのアイなど、紛らわしい文字の使い方にも気を配り、 自分の名前を使った極力シンプルなアドレスにしておく方が後々の使い勝手がいいものです。電話などで口頭で人に伝える時のことも考えて置くと役に立つこともあります。

フォルダ分けや転送のほか、宛先ごとに送信者名を変更できるものなど、独自の機能を持つフリーアドレスもありますので、自分の持っている携帯電話やパソコン環境などとの相性も鑑み、自分のスタイルにあったアドレスを取得したいものです。

初期設定後も定期的な確認を

また、普段スマートフォンでの利用をメインにしていてパソコンから開く機会があまりないという人は、時々パソコンの画面でも送受信のテストをしてみてください。パソコンとスマートフォン、タブレットでは仕様が異なり、表示が想定したように出ない場合もあります。

フリーメールではバージョンが変わることも頻繁にあるので、一番初めに動作確認をしていても、知らないうちに表示がずれてしまっていたということも起こりかねません。

件名や文末の署名など、Eメールを使う上で気を使うべきポイントは他にもあります。しかしまずは受信する相手のことを考え、送信者名について、この機会に確認をされてみてはいかがでしょうか。


← アカリクコラム一覧に戻る

プライバシーマーク 株式会社アカリクは「プライバシーマーク」付与事業者として認定されています。