企業の人事担当者が頭を悩ませている課題の一つに、新卒の早期退職があります。せっかく多大な時間とコストをかけて採用した新卒社員がすぐに辞めてしまうことは企業にとっても大きな痛手です。
早期退職の理由として、職場の人間関係や業務内容が合わないことが挙げられます。そういった早期退職を防ぐ施策として、最近は「オンボーディング」という方法がメジャーになってきました。
「オンボーディング」とは何か、どのようなことをするのかを紹介していきます。
目次
オンボーディングとは
オンボーディングとは一体どのようなものなのでしょうか。そもそもの概要から、様々な企業が注目する理由、導入する背景を紹介していきます。
オンボーディングの概要
「オンボーディング」とは、飛行機や船に乗ることを意味する「on board」を語源とする言葉です。
新しい乗組員が早く仕事に慣れるように支援するという意味から転じて、企業などの組織に入った新人が仕事や業務を遂行するために必要な知識や技能を身につけるための講習や勉強会等を実施する教育プログラムのことを指す言葉です。
最近では知識や技能だけでなく企業の文化や環境に早く馴染むこともパフォーマンスを上げるうえでは大事な要素の1つであることから、そうした内容を伝えることもオンボーディングに含めることががあります。
企業がオンボーディングを重要視する背景
なぜ「オンボーディング」が注目を集める施策になっているのでしょうか。その理由として、日本の雇用環境の変化が大きいと考えられます。
今までは「就社」と言われるように、入社してから定年になるまで一つの会社で勤めあげることが一般的とされていました。
しかし、昨今では働き方が多様化して様々なキャリアを選択する人が増え、企業も専門性のある人材を求めて、新卒だけで採用を充足させるのではなく、中途採用も強化し、雇用の流動性が高まっています。。
そのため、新卒社員だけでなく、中途入社の社員もミスマッチから早期退職につながってしまうケースが増え、、オンボーディングの重要性が高まってきています。
オンボーディングにより得られる効果
オンボーディングは新入社員のためだけのものと思われるかもしれませんが、既存社員や企業にとっても、様々なメリットや効果が期待できる施策になります。そうしたメリットについてを説明していきます。
新入社員及び中途入社社員の早期戦力化
一般的に新規入社した社員が活躍して、企業に貢献できるような戦力となるには、本人の経験等もありながら、半年から一年程度はかかるといわれています。
一方、組織の環境や人間関係などの理由で、それ以上の期間を要すこともあります。「オンボーディング」が機能することで、戦力となるまでの期間が短縮され、早くから企業に貢献してくれる人材になることが期待できます。
離職率低下による採用コスト削減
多くの企業は事業計画にそって人材の採用計画をしていることでしょう。離職者が出てから採用するというループは現場の業務負荷を高め、離職者が多くなり過ぎた場合は採用が追いつかなくなり、企業としても想定の事業計画通りにいかなくなってしまいます。
「オンボーディング」が機能すると、こうした離職率を低下させることができ、不要な採用コストの削減が期待できます。
社員のエンゲージメントの向上
新規入社した人材の早期退職は周囲にも良くない影響を及ぼします。想定していた業務の分担が行えず、現場社員の負荷が減らずに、やらなくてはいけないことが後回しになってしまい、その不満の矛先は企業に向いていくことが考えられます。
「オンボーディング」が機能することで、早期退職も減り、既存社員のエンゲージメントが向上することが期待されます。もちろん、新規入社した社員もサポートを受けられていることで同様にエンゲージメントの向上が期待されます。
オンボーディングの導入のしかた
上述のように、オンボーディングは企業・新入社員・既存社員の三者にとってメリットがある施策になります。
では、オンボーディングを導入するにはどのように進めていけばいいのでしょうか。オンボーディングの導入を5つのステップを踏んで紹介していきます。
目標設定
オンボーディングプランを作成する際に、目標設定が非常に重要になってきます。新入社員にいつまでに、どのような活躍してをしてほしいのか、その活躍をするためにはどのようなスキルが必要なのかを明確にしていく必要があります。
ただ、離職率を下げるだけの目標になってしまうと、本来の採用目的である企業に貢献して戦力化してもらうことからずれてしまうことになるので注意が必要です。
オンボーディングプランの作成
設定した目標からオンボーディングプランを作成していきます。入社してから一日、一週間、一か月、半年、一年…その時期によって必要なプランを作成し、提供していくことになります。
もちろんすべてがスムーズにいくものではないので、起こりえる課題やどう対応していくかをプランに盛り込んでいきます。
また、基礎的な知識は共通の項目として提供することは問題ないですが、専門的な知識や、一人ひとりの能力や性格にあったプランも織り込んでいくことでより魅力的なオンボーディングプランになっていきます。
環境整備
オンボーディングプランは人事部や教育担当者だけで全てを実現できるものではありません。
既存社員や上司の理解・協力が不可欠になります。また、新入社員とコミュニケーションを取りやすくするためのSNSや身近な先輩社員とのメンター制度といった環境整備も重要になっていきます。
オンボーディングの実行
環境整備までの準備が整ったら、いよいよ新入社員を迎え入れてオンボーディングプランを実行するフェーズに入っていきます。
実際にやっていくことで課題と直面したり、想定と違ったりすることもあるでしょう。その際に企業として迅速に対応方法を検討して調整しながら進めていくことも重要になっていきます。
オンボーディングの改善
オンボーディングプランを実施した後には、振り返りをすることが必要になってきます。
うまくいった部分、うまくいかなかった部分、こうしたほうが良かったといった振り返りなど、いわゆるPDCAサイクルを回すことでノウハウの蓄積が生まれ、より精度の高いオンボーディングを実践できることになっていきます。離職率やエンゲージメントの測定をするといった定期的な効果測定も行っていくとよりよいオンボーディングになっていくことが期待されます。
オンボーディングを成功させる５つのポイント
新入社員をオンボーディングしていく中で、いくつかの課題と直面するケースも多いです。その課題をどう乗り越えていくか、ここではオンボーディングを成功させるためのポイントを5つにまとめて紹介していきます。
準備を入念にする
オンボーディングがうまくいくかは入社前の準備から始まっています。入社初日からスムーズに受け入れられる環境づくり、それは特別なものではなく、仕事に必要な機材がつつがなく準備されているかといった当たり前なことも含まれます。もちろん受け入れる側の既存社員とのオンボーディングプログラムの共有やすり合わせも重要になります。
人間関係の構築をしやすい環境を築く
人間関係は新入社員にとって課題となることが多く、どのような環境を築いていくかが重要になります。新入社員は誰がどのような人なのかといったことは分からずに配属されることになります。
既存社員から自己紹介することや、業務においてはどのような役割をもっているかを説明することで、会話のきっかけになることもあります。前述のメンター制度やウェルカムランチといったことを実施することも効果的になります。
期待値をすり合わせる
オンボーディングプランを作成する際の目標設定で決まった目標より、いつ頃までにどのようになってほしいか、そのためにどのようなことを支援していくかといったことを新入社員に伝える必要があります。
新入社員からもどのような人材になっていきたいかといったキャリアプランを確認し、双方の期待値をすり合わせることで、何をやっていくことが評価につながったり、成果につながったりが分かりやすくなり、ずれが生じにくくなることが期待されます。
教育体制を構築する
新入社員は業務に必要な能力やスキルだけでなく、企業の文化やルールなど学ぶべきことが多くあります。
マニュアル化されているものがあるのであれば、どこにおいてあるのか、どういったときに必要になるのかといったこともサポートする必要があります。
最近では一般的な講義式の研修だけではなく、必要な時に必要なことが学べるオンデマンド型のオンライン研修といった利便性があるものを準備している企業が増えています。
目標を設定する
目標の設定は、本人の成長にも大きな効果を期待することができます。長期的にどのようになりたいのか、そうなるために短期的にはどうしていくことが必要かといった目標を設定し、はじめは小さな成功体験を積めるような計画を、新入社員と一緒に考えていく必要があります。
オンボーディングの施策の事例
ここではタイミング別のオンボーディングの対応方法の事例を紹介していきます。ひとつずつ見ていくと既に実施している企業も多いのではないでしょうか。
ただし、そのクオリティが属人的になってしまっていないか、配属先の部署任せになってしまっていないかを今一度点検するつもりで見てください。
入社前
前述の通り、入社前からオンボーディングの施策は始まっています。入社日からすぐに業務やツールに慣れてもらうためにマニュアルや資料を事前に準備をしておくことが重要です。
他にも、入社時の手続きの説明、業務に必要なパソコンや社用電話等の機材の手配といったものも含まれます。一見、当たり前のことに感じるかもしれませんが、新入社員が滞りなく業務に移るために入念な準備をすることが欠かせません。
入社直後
入社直後の新入社員はまだ慣れないことが多く、分からないことも分からないという状態にあります。
・機材
・ツール
・トイレ
・自動販売機
・会社独自のルール
の説明といったことが必要になります。
既存社員は当たり前に使用しているツールやルールも、新入社員は初めて触れることになるものばかりなので丁寧にひとつずつ説明して理解度を深めていくことが重要になります。
また、一緒に働くメンバーの紹介やこの後のスケジュール提示をしていくことも欠かせません。
入社後
入社後も新入社員と定期的な面談を実施し、その時々の不安や悩みを解消していくことが大切です。
その面談の際に、新入社員本人の成果や課題に対してフィードバックしていくことでどのようなことが求められているのかといった気付きが生まれ、やる気や周囲との関係性がより良くなっていきます。
入社後しばらくして、一定の成果を出し始めていくと、放置されてしまうケースも少なくありませんが、そういった時ほどきちんとコミュニケーションを取ることが重要です。
まとめ
オンボーディングとは、一見すると当たり前にやっている業務に感じるかもしれません。しかし、この一連のプログラムを体系的に実施できている企業は実際は多くはありません。
同じ企業内でも部署やチームによってサポート体制にバラつきがあるといったケースもあります。オンボーディングの成功には、人事担当者だけではなく、全社員の協力が必要不可欠です。
作成していたプログラムが思ったように運用できないことも起こるかもしれません。地道ではありますが、一つずつ出来ることから実践していくことが、新入社員がいち早く企業の環境に慣れ、成果が出せるようになるために大切です。
