採用管理ツールを導入することで、得られるメリットは多数あります。採用業務の効率化を実現し、リソースの圧迫を改善することが可能です。
しかし「最適な採用管理ツールがわからない」「採用管理ツールで具体的に何ができるか知りたい」という方も、多いはず。
今回の記事では、採用管理ツールを導入する目的とメリットについて紹介します。
採用管理ツールを選ぶ際に重要なポイントも、具体的に解説します。
おすすめの採用管理ツールも紹介するので、自社に合ったツールを探してください。まずは採用管理ツールを導入する目的から、解説します。
目次
【基礎知識】採用管理とは？
採用管理とは、新しい人材の確保を目的として施策や計画を考案、実行し、採用活動のマネジメントを実施すること。具体的には以下のタスクが挙げられます。
- 採用手法を考案・選定する
- 採用すべき人材のターゲティング
- 選考フローの管理
- 採用広告の運用
- 選考活動
- 内定者へのフォローetc.
とにかく採用にかかるタスクは、基本的に採用管理の一部だと考えましょう。また人材が入社したあとの配属・配置決めもここに含まれます。
採用管理はよりよい人材を獲得し、そして最大限のパフォーマンスを発揮させるうえで重要なマネジメントです。自社でも適切に機能しているか確認し、ブラッシュアップを続ける必要があります。
採用活動の基本手順6ステップ
採用活動は、基本的に以下6つのステップで実施されます。
- 採用計画・目標の設定
- 採用戦略の策定
- 採用手法の決定
- 募集活動に着手
- 応募者の選考
- 内定後入社フォローを実施
もちろん、企業や状況によってステップは微妙に異なります。ただし、もっともコストパフォーマンスがよく運用しやすいのは上記のとおりです。それぞれについて詳しく解説するので、ご参考にしてください。
ステップ1.採用計画・目標の設定
最初に「採用計画」と「目標」を設定します。採用計画や目標を設定しないと、最終的に自社が求めるターゲットと異なった人材を採用することにつながるかもしれません。まずは自社の状況をふかんし、計画を策定しましょう。
ここで考えるのは、以下4つのポイントです。
- 採用すべき人材
- 採用人数
- 雇用形態
- 採用活動の時期と入社タイミング
採用すべき人材を、できるだけ明確にしましょう。たとえば営業力が不足しているなら、コミュニケーション能力の高い学生や、すでに他社で結果を出している営業マンが候補です。
採用人数は、予算や業務量を総合して算出します。多すぎず少なすぎず、合理的な人数の採用を目指しましょう。
雇用形態は、目的やビジョンに応じて選ぶ必要があります。正社員や派遣社員、あるいはアウトソーシングも考えられます。場合によっては、フリーランス人材に業務委託する選択肢も効果的です。
採用活動の時期と入社タイミングは、厳密な管理が必要です。「いつから第一線で活躍してほしいのか」を考えましょう。そこから逆算して、教育や入社手続きがいつ頃までに終わるか見通します。
そうすると、自ずと採用活動をいつから始めるべきか見えてきます。
ステップ2.採用戦略の策定
続いて採用戦略の選定を進めましょう。先ほど、採用すべき人材を明確にすると解説しました。彼らを獲得するための戦略を、ここで考案する必要があります。
たとえば、今すぐに活躍できる営業パーソンを獲得したいなら以下の戦略が考えられます。
- 今すぐ活躍できるとすれば、すでに営業経験のある人材が好ましい
- 営業経験が豊富でスキルも高いなら、報酬額はそれなりに用意しなければいけない
- しかし歩合の割合が高くても、本人のスキルを考えれば問題はなさそう
- 自社製品は開発ソフトなので、せめてIT関係の職場で働いていた人物を取るべきだetc
- ではIT関係の営業職としてどう活躍したのか、選考基準として入れておこう
このように思案することで、採用すべき人材を獲得する方法が見えてきます。もし戦略がうまく見えてこないなら、ターゲットとなる人材像をうまくイメージできていないかもしれません。
その場合はより人材の特徴を細分化したり、ペルソナを定義したりして、何が必要な戦略なのか突き詰めましょう。
ステップ3.採用手法の決定
採用戦略が決まったら、続いて具体的な手法を選びます。主に採用手法を選定するステップだと考えましょう。代表的な採用手法として以下が挙げられます。
- 就職・転職サイト
- 転職エージェント
- ダイレクトリクルーティング
- リファラル採用
- SNS採用
- ミートアップ
採用手法にはさまざまな特徴があり、メリット・デメリットもさまざまです。その手法が自社に合っているかどうか、よく検討する必要があります。
ステップ4.募集活動に着手
採用手法が決まったら、いよいよ本格的に募集を始めます。ここでのタスクは、おおむね以下のとおり。
- 使用する採用手法の手続きや料金打ち合わせ
- 募集要項の作成
- 応募率や反応率の継続管理
- 必要があればオウンドメディア・SNSの運用
- スカウトメールの執筆
- 選考フローの準備
ただし採用手法によってタスクは異なります。状況に合わせて何が必要か判断し、実施するようにしましょう。
ステップ5.応募者の選考
募集が終わったら、続いて応募者の選考に入ります。採用管理の中でもメインとなるステップです。
ここでも数多くのタスクが生じます。
- 説明会の会場・セッティング
- 面接会場の準備
- 面接官に対する選考内容・評価基準の周知
- 求職者へのメール送信
- 辞退率などの各種数値の観測
主だったところでも、これだけのタスクがあります。しかし優秀な人材を採用するうえでおろそかにはできず、また信頼を損ねないためにミスも避けないところです。
難易度が高いことを鑑み、採用代行サービスにこのステップの一部ないし全部を外注するケースもあります。
ステップ6.内定後入社フォローを実施
無事に人材を獲得できたら、内定者へのフォローを実施します。これは内定辞退を避けたり、本人に早い段階で会社へ馴染んでもらったりするために必要なステップです。
たとえばメールで心配事がないかアンケートしたり、懇親会を開いて関係値を高めたりします。
また、入社後も本人に対してフォローアップを実施するのが通常。うまく人間関係が構築できているか確認したり、ギャップを感じていないか確認したりして、早期退職のリスクに対処します。
企業の採用管理が直面する5つの課題
採用管理には、数多くのタスクや不確定要素が関係しています。これが原因で企業には以下のような課題が立ちはだかります。
- リアルタイムの採用状況を把握しづらい
- 応募者へのメール送信・電話連絡に抜け漏れが生じる
- スケジュールの管理に手間がかかる
- 求める人材と応募者のミスマッチ
- 母集団を形成できても採用歩留まりが上がらない
これら5つの課題に悩まされる企業は決して少なくありません。どのような問題につながるのか、それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。
リアルタイムの採用状況を把握しづらい
採用管理では、リアルタイムの採用状況を把握しづらい点が課題となります。たとえば以下の情報を、すぐに察知するのが困難です。
- 誰が内定したのか
- 今、何人の学生が選考フローに残っているのか
- 辞退率は何％か
採用管理が機能していないと、これを確認するために毎回担当者へ連絡する場合も。すると情報伝達のミスが起こりやすく、また人事関係者の業務負担も大きくなります。
応募者へのメール送信・電話連絡に抜け漏れが生じる
採用管理でタスクが煩雑になると、メール送信や電話連絡に抜け漏れが起こる恐れがあります。面接で人を判断する立場上、こういったミスは避けたいものです。
些細な連絡ミスが、優秀な人材に「いい加減な会社だ。選考に参加するのはもうやめよう」と判断させる要因となるかもしれません。
抜け漏れがなくても、連絡が遅れるだけでも問題です。メールの送信が遅くなったばかりに、他社との面接日程が確定してしまい、そのまま辞退されるなどの事態が考えられます。
スケジュールの管理に手間がかかる
スケジュールの管理に手間がかかるのもポイントです。採用活動では、企業と選考参加者の日時調整を緻密に実行しなければいけません。
しかし企業内の担当者がつかまらなかったり、選考参加者側の予定が埋まっていたりと、とにかく手間がかかります。
さらに日時調整はミスが許されないので、確認作業にも相当な時間を要するはずです。
求める人材と応募者のミスマッチ
採用管理がうまくいっていないと、ミスマッチも起こりやすくなります。募集要項の内容が事実に即していなかったり、十分な案内ができなかったりすることも。
その積み重ねで間違った認識が助長され、最終的には入社後のギャップとして露出し、ミスマッチで終わることもあります。
母集団を形成できても採用歩留まりが上がらない
採用管理がうまくいかないと、歩留まりに悪い影響が出ます。せっかくコストを投じて母集団を形成しても、早い段階で多くの選考参加者が離脱するなどの問題が起こり得ます。
歩留まりが悪いと優秀な人材を確保しづらいばかりか、そもそも予定している採用人数を下回る可能性もあるため注意が必要です。
採用活動を効率化させるには採用管理ツールがおすすめ
採用活動は長期的な管理と、数多くのタスクをこなす必要があります。実際にやってみて、「なんてたいへんな業務なのだろう」と感じている人も多いはず。特に採用活動が手広くなるほど、作業量が増加し、担当者に大きな負担を与えます。
そこで役に立つのが「採用管理ツール」。これは煩雑になりがちな採用活動のスケジューリング、タスク処理、メール配信などあらゆる業務情報を一元的に管理できるツールです。
採用管理ツールがあれば、採用にかかる作業を効率的かつ正確に進められます。また事務作業を短縮し、本来着手すべき応募者の分析や採用ブランディングなどに時間を割けるようになります。
採用管理ツールを導入するメリットは？
採用管理ツールを導入するには、大きく分けて5つのメリットがあります。
- リアルタイムで応募者の選考状況が確認・管理できる
- メールの自動送信の機能を使って連絡漏れを防げる
- 面接やセミナーの設定で担当者の調整作業を省ける
- 企業と応募者のミスマッチを減らせる
- 募集サイトを簡単に作れる
いずれも担当者からすれば魅力的なメリット。それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。
①リアルタイムで応募者の選考状況が確認・管理できる
採用管理ツールがあれば、選考状況をリアルタイムで確認できます。
ほとんどの場合、ツールにはダッシュボードや統計レポートが用意されています。それを確認すれば、採用状況や各種指標を確認可能です。
これを利用すれば、選考状況をすぐに理解し、必要があれば何かしら対策も打ち出せます。また多人数が同時に確認できたり、外部ツールに連携できたりするので、業務を効率的に進行させられます。
②メールの自動送信の機能を使って連絡漏れを防げる
採用管理ツールを使えば、メールの連絡漏れも防げます。
採用活動では企業から選考参加者に何度もメールを入れますが、その中で抜け漏れが起きるのは珍しくありません。ただ採用管理ツールがあれば自動送信を設定し、間違いのないメールでの連絡を実施できます。
中にはアラート機能を搭載し、ミスが起こりそうな場面で注意喚起できるシステムも存在。採用管理ツールを使えば、適切なメール配信により「信頼できる会社だ」と評価されやすくなります。
③面接やセミナーの設定で担当者の調整作業を省ける
採用管理ツールがあれば担当者の調整作業もかなり省けます。採用活動では、面接やセミナーの場所を探したり日程を組んだり、キャンセルを処理したりととにかく調整がたいへんです。
しかし採用管理ツールがあれば、選考参加者に面接の希望日時を聞いたり、セミナーの場所を選んでもらったりできます。
これを活用すれば、場所や日程の調整作業を大幅にカットできます。また一元的に管理できるようになれば調整ミスにも役立つはずです。
④企業と応募者のミスマッチを減らせる
企業と応募者のミスマッチを減らすことも可能です。なぜなら採用管理ツールには、応募者のプロフィールやスキルを検索する機能があるためです。
あらかじめツールに求める人材像を設定しておけば、該当する登録があれば検出されます。これを参照にすれば、マッチしている人材を認知可能。
それに面接での受け答えなどを組み合わせて総合判断すれば、記号と応募者間でのミスマッチはある程度減らせます。
⑤募集サイトを簡単に作れる
ほとんどの採用管理ツールは、人材募集のサイトを簡単に作る機能まで備えています。
一例として「応募フォーム制作」のサービスが挙げられます。これは画面の指示に従って設定するだけで、エントリー情報を入力するフォームを作成する機能です。
これを利用すれば、Webからのエントリーをすぐに受け付けられるようになります。
募集サイトは、本来WordPressやコーディングの知識と技術を用いて時間をかけて構築するもの。しかし採用管理ツールがあればこの工程をスキップできます。
採用管理ツールを導入するデメリット
採用管理ツールを利用することには、以下3つがデメリットして挙げられます。
- ランニングコストがかかる
- 導入に際して従業員の教育が必要
- 現行の管理体制にうまく組み込めないケースがある
採用管理ツールは便利ですが、上記3点がやや負担になることを理解しておきましょう。
ランニングコストがかかる
採用管理ツールの最大のデメリットは、ランニングコストがかかること。基本的に月額料金が発生し続けるため、長きにわたって予算を圧迫します。
月額いくらでツール運用を維持できるのか事前に確認するようにしましょう。
注意したいのがオーバースペックな採用管理ツールを導入し、高額な費用を払い続けること。余計なコストを発生させないためにも、自社の規模感にあったものを検討して導入する必要があります。
ランニングコストに付随して初期費用が発生する点にも注意。初月のみ大きな負担が発生し、予算を圧迫する可能性があります。
導入に際して従業員の教育が必要
導入に際して従業員の教育が求められるのも、採用管理ツールのデメリットです。
新しいツールが入ってきたら、その使い方や目的をレクチャーしなければいけません。また実際に慣れるまでにはそれなりの時間がかかり、業務としての負担も大きくなります。
近年の採用管理ツールは、その点を理解して操作しやすいように設計されていますが、それも完璧ではありません。コマンドがどこにあるかわからなかったり、誤操作で身動きが取れなくなったりと、小さな疑問やトラブルは多々発生します。
従業員が困らないように教育、あるいはサポートする必要があります。中にはパソコンが極端に苦手な人材もいるはずです。そういった場合にも十分に活用させるにはていねいなレクチャーが必要です。
現行の管理体制にうまく組み込めないケースがある
採用管理ツールを導入しようとしても、現行の管理体制と相性が悪く、うまく組み込めない可能性があります。
ある程度の規模感で採用活動を実施しているなら、別なツールやシステムの組み合わせでマネジメントがなされているはず。そこに採用管理ツールを入れる際、既存のものと連動するようにある程度調整する必要があります。
近年の採用管理ツールはあらゆる外部ツールとの互換性を有しており、多少時間がかかっても現行の状態に組み込むことは可能。しかし既存のツールやシステムが古いものだったり、あるいは特殊な運用をしていたりすると、新しい採用管理ツールが適合しないかもしれません。
導入前に、現状の体制と噛み合うか検討する必要があります。これは製品ページで外部ツールとの連動性を確認したり、セールス担当者に問い合わせたりすればある程度予測可能です。
採用管理ツールを導入する目的
採用管理ツールを導入する目的は、採用に関する業務を効率化するためです。採用管理ツールを利用しない場合、求人媒体ごとの管理や、応募者の管理を自社のリソースを使って構築しなくてはいけません。
採用活動の幅が広くなるほど、事務作業が煩雑になってしまいます。応募者をじっくりと理解する時間を確保する時間をつくることも、採用管理ツールを導入する目的のひとつです。
便利な採用管理ツールは多数あり、採用に関する業務の一元管理や、時間短縮を目的として作られています。
採用管理ツールを選ぶ際のポイント3つ
採用管理ツールを選ぶ際のポイントは、以下の3つです。
- 採用ページ作成機能
- データ分析機能の有無
- サポートの有無
導入前に上記の3つを確認することで、ツールとのミスマッチを防ぐことが可能です。
理由を具体的に、説明します。
①採用ページ作成機能
採用管理ツールを導入するメリットでも記載しましたが、採用ページの作成機能があるだけで、業務がかなり効率化されます。
採用ページ作成機能の有無と、機能の充実度は導入前に必ずチェックしましょう。
採用ページ作成機能に加え、主要求人媒体への連携が可能なツールもあります。
さらに検索エンジンの順位をアップできる機能など、オプションも確認するとよいでしょう。
②データ分析機能の有無
採用データを集計し分析ができるかどうかも、採用管理ツールを選ぶ上で重要です。
データ分析できる機能があると、採用を続けるにあたり解決すべき課題が発見できます。
応募者のデータだけではなく、面接官の評価、費用の傾向を把握することで改善に活かすことが可能です。
データ分析機能やレポート機能について、導入前にあらかじめ確認しましょう。
③サポートの有無
導入にあたってサポート体制がある場合、不明点がある時やトラブルの際に対処しやすいでしょう。
採用する企業のツールによっては、専任がつき活用をフォローアップしてくれる場合もあります。
コンサルティングサービスにも長けている会社もあり、自社の必要に応じて選んでください。
サポート体制があることで、採用業務の改善がスピーディーになります。
おすすめ採用管理ツール10選
採用管理ツールは基本機能が同じでも、ツールによって特徴が異なります。
外部連携できるアプリの種類や、特化しているポイントに注目し、自社に合った採用管理ツールを選びましょう。
今回はおすすめ採用管理ツールを、10選紹介していきます。
①MOCHICA
MOCHICAは、LINEと連携している採用管理ツールであり、LINEを通じて応募者に連絡をすることができます。そのほか選考日程の調整、採用結果の通知なども可能です。
メールと比較し、応募者がメッセージを確認する確率が上がるため、選考への参加率も改善します。
またエントリーした学生の属性がわかるグラフや、採用の進捗を確認できる表も利用可能です。
URL：https://official.mochica.jp/#utm_source=hrnote&utm_medium=referral&utm_campaign=saiyokanri_system_hikaku
運営会社：株式会社ネオキャリア
②HRMOS採用
採用活動のすべてを、可視化し把握できるツールです。
採用状況から採用レポートまで、業務をシンプルにまとめることが可能です。
また採用コストの分析や比較が可能で、面接官の評価も確認できます。
採用業務に関する改善点も見つけやすいのが、HRMOS採用の特徴です。
株式会社NTTドコモや株式会社東芝など、大手企業での導入実績が多数あります。
URL：https://hrmos.co/
運営会社：株式会社ビズリーチ
③e2R PRO
採用業務に使われる紙の管理、Excelでの管理を撤廃しデータ管理ができるツールです。
LINEやSNSとの外部連携、採用管理の自動化、進捗管理の集計機能があります。
単なる業務のまとめツールではなく、応募者に対して素早くアクションをとれる機能があるのが「e2R PRO」です。
URL：https://www.e2rpro.jp/?pid=ph1e5zxsqz6t&cid=ch2plev63836
運営会社：株式会社ワークス・ジャパン
④HERP Hire
25以上の媒体から、応募情報を自動で取り込みが可能です。
またSlackやChatworkとの連携もしており、スムーズに採用スケジュールの管理ができます。
KPIやROI、また面接官ごとにデータのカスタマイズも可能です。
応募実績や通過率が可視化されているため、勘に頼らない意思決定をサポートします。
デジタル企業を中心に、1,000社以上の導入実績がある採用管理ツールです。
URL：https://lp.herp.cloud/
運営会社：株式会社HERP
⑤ジョブカン採用管理
「ジョブカン採用管理」は、シンプルで使いやすい採用一元管理システムです。
10種類以上の求人媒体と連携しており、求人サイトへの入力の手間を省きます。
初期費用がかからず、月額も8,500円～とリーズナブルに利用できます。
候補者管理や日程調整機能に加え、新機能として限定求人公開や、LINE連携も利用が可能です。
URL：https://ats.jobcan.ne.jp/
運営会社：株式会社Donuts
⑥Reworks cloud
LINEで応募者とのコミュニケーションを一元管理できるのが、「Reworks cloud」の特徴です。
メールBOXと同じような管理画面を使い、LINEを送信できます。
メッセージBOXのフォルダ分けも可能で、面接官の担当ごとに応募者の管理も可能です。
段階に応じたメッセージ送信の自動化や、チャートによる選考状況の可視化もできます。
URL：https://www.realive.co.jp/service/reworks/
運営会社：株式会社リアライブ
⑦採用一括かんりくん
「採用一括かんりくん」はシンプルでわかりやすい設計が特徴で、多機能ですが必要なものだけを使えるプランがあります。
採用フローの設計から応募管理、一斉配信やセグメント機能がついたメッセージ機能が搭載されています。
タスク管理機能もあり、タスク漏れを防ぐことが可能です。
ZoomやSlackとの連携、オプションでLINE連携もできます。
URL：https://www.career-cloud.asia/
運営会社：HRクラウド株式会社
⑧リクナビHRTech採用管理
利用料金が無料で、登録者数も無制限でできるのが「リクナビHRTech採用管理」の特徴です。
採用業務の一元管理ができ、Excelの操作感を残した、シンプルな設計となっています。
また全エージェントから、応募者情報の自動登録が可能です。
累計で28,000以上の導入実績があります。
URL：https://hrtech.rikunabi.com/ats/
運営会社： 株式会社リクルート
⑨harutaka
Web面接や、面接録画が可能なツールで、採用プロセス全体のデジタル化ができるツールです。
AI技術により応募者の印象を可視化し、客観的で公平な採用をサポートします。
またデータとAIを同時に活用することで、採用プロセスの改善点を見つけることが可能です。
株式会社ニトリホールディングスなど、国内450社の導入実績があります。
URL：https://harutaka.jp/
運営会社：株式会社ZENKIGEN
⑩HRアナリスト 人材分析
分析に特化しているツールで、面接官は分析シートを確認しながら、候補者とコミュニケーションをとることができます。
候補者アンケートから発行される分析シートは、採用ステップの中で候補者の満足度を向上させながら、辞退を防ぐためのサポートとなるでしょう。
分析シートはPDFで確認ができるため、現場への導入もスムーズです。
URL：https://hr-analyst.com/
運営会社：シングラー株式会社
まとめ：採用管理ツールはポイントをおさえて比較検討しよう
採用管理ツールは煩雑な採用管理業務を一元管理でき、効率化することが可能なツールです。
リアルタイムで採用状況が管理でき、メールの自動送信の機能がある場合は連絡漏れも防げます。
さらに面接やセミナーの日程調整も自動化でき、手間を大幅に省くことが可能です。
データ分析機能のあるツールがほとんどであるため、企業と応募者のミスマッチを減らすこともできます。
また、求人サイトへの自動連係や、募集サイトを簡単に作れる機能も利用が可能です。
導入することにより、業務効率化だけではなく、データ分析機能などにより改善ステップも着実に踏むことができます。
自社の採用管理に問題を抱える方は、ぜひ利用を検討してください。
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