「自分が送った不採用通知でトラブルにならないようにしたい」「不採用でも自社に好印象をもってもらいたい」そう考える人事の方は多いのではないでしょうか。
不採用通知は入社の縁はなかったものの、お客様や取引先になりうる方への連絡として、敬意を欠いてはならない、重要な連絡です。
本記事では、最後まで自社に対してよい印象を与える、不採用通知の書き方を例文とともに紹介していきます。
目次
不採用通知を送る目的
不採用通知を送る目的は、採用では縁がなかったものの、今後顧客や取引先になりうる人材に対して、選考を受けてくれた謝意を伝えるものです。
まずは、どのような内容の不採用通知を送ればよいのかを解説します。
選考に参加してもらったことに対する謝意を伝える
不採用通知の送付目的として、選考に参会してもらったことへの感謝の気持ちを伝えることが挙げられます。
応募者は数ある企業の中で、自社に興味を持ち、「この会社で働きたい」と熱意を持って選考を受けています。
まずは時間と熱意を傾けてくれた事実に対して感謝を伝えることを忘れずに行いましょう。
自社のイメージを守る
不採用通知はただの連絡ではなく、人材との接点の一つです。
自社が掲げる理念や行動指針において、人との繋がりやマナーの重要性を説かない企業はほとんどいないでしょう。
そのため、最後の接点において、理念や行動指針とズレる対応をとってしまえば、悪評につながる可能性が大いにあります。
採用に関するメールは企業ブランディングの一端を担っていると考えて送りましょう。
不採用通知の記載内容
では、実際に不採用通知の文面を作るときには、どのような項目を記載すれば良いのでしょうか。
一例として下記を参考にしてみてください。
業界・業種・選考プロセスにかかわらず、一般的な企業の不採用通知に必要な項目をまとめました。
ただし、自社でおこなっている選考のやり方や、社内のルール等によって対応も異なってくるものです。
参照しつつ、自社にフィットするオリジナルのテンプレートを作ってみてください。
- 宛名 … 候補者のフルネーム
- 差出人名 … 社名・部署名・採用担当名など
- 件名 … 「【書類選考結果のご連絡】株式会社〇〇 〇〇職採用」など
- 頭語と結語 … 郵送する場合は「拝啓」「敬具」など
- 候補者へのお礼 … 選考を受けていただいたことへの感謝
- 選考結果 … 「不採用」ではなく「（採用の）見送り」など、直接的な表現を避けた通知
- 候補者への配慮 … 「ご期待に沿えず誠に申し訳ございません」など、候補者の気持ちに配慮した一文
- 応募書類の処理方法 … 「自社で破棄する」「郵送で送る」など個人情報の保護に関する文言
- 締めの言葉 … 「〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます」など、候補者に配慮する締めくくり
不採用とした理由は開示しなくてよい
不採用通知を送る際は、理由を明記する必要はありません。
無理に形式的ばった理由や、「他の応募者と比較した結果」「求める能力に達しておらず」など、抽象的・否定的な内容を記載すると、候補者の気分を害してトラブルに発展する恐れもあります。
結果的に双方の不利益につながりかねません。
選考を通してフィードバックをする方針があるなら別ですが、基本的には不採用の理由は明記することなく連絡をすることがオススメです。
また、結果の連絡のみで事務的に見えてしまうことを避けるために、応募者を気遣う一言を入れるよう心がけることを忘れないようにしましょう。
不採用通知の送付方法
不採用通知を送る手段として、多くの企業はメールを活用しているのではないでしょうか。
採用媒体を使っている場合には、媒体上のメッセージ機能でやり取りをするパターンもよくあります。
他の方法としては、電話や郵送などが挙げられます。
それぞれの送付方法について詳しく見てみましょう。
送付方法1. メール
不採用通知の送付方法は、基本的にメールを選択して問題ありません。
ただし、応募者から紙やその他データ以外で受け取った書類や作品集があり、返却したい場合は郵送を忘れずに行いましょう。
その際は、不採用通知を同封し、事前に「書類と作品につきましては、追って返送いたします」と一報を入れ、応募者が受け取り損ねないよう配慮しましょう。
なお、データでしか受け取っていない場合は、メールでの通知と共に破棄する旨を伝えれば問題ありません。
送付方法2. 電話
最終面接の合否のような、重要度の高い連絡は電話でするのも1つの方法です。
ただし、候補者目線では知らない番号からの着信は敬遠しがちなもの。なかなか繋がらずに不採用通知ができない、と手間がかかる可能性があります。
事前に「この電話番号で・いつまでに合否を連絡する」と伝えておけば、スムーズに進めやすくなります。
「メールよりも電話の方が丁寧では？」と考えるかもしれませんが、言った言わないはトラブルのもとになりやすく、かつ、ふとした一言で相手に不快を与える可能性も拭えません。
どうしても行う場合は、丁寧な言葉と会話を心がけ、最終的な連絡は必ず記録に残るメールなどの方法をとるようにしましょう。
送付方法3. 郵送
メールよりも手間やコストのかかる方法ですが、「不採用通知と一緒に応募書類も返却したい」「選考のお礼の品を同封したい」といった場合には有効です。
郵送で不採用通知を送る際の注意点は、プライバシーへの配慮と丁寧な書面です。
気をつけるべきプライバシーへの配慮ですが、基本的に本人以外が開封しないよう、親展と明記して送りましょう。また、「不採用通知在中」などといったデリカシーに欠ける文言を誰でも見える部分に記載しないよう注意が必要です。
そして、同封する書面は丁寧なものを心がけましょう。一枚ペラの不採用と書かれた書面を送るのではなく、送付状を添え、今回の応募や選考を受けてくれたことに対するお礼や時間をとってくれたことへのお詫びなど気遣いを文面に記すことが重要です。
また、郵送の場合、送付まで時間がかかった際は速達で且つ、連絡が遅くなったことへのお詫びを添えると良いでしょう。
候補者に配慮した不採用通知の書き方
不採用通知を書くときには、候補者への配慮が欠かせません。
もし自分が不採用通知を受け取る側だとして、内容に誤りや不足があったらどう思うでしょうか？
候補者は、必ずしも良い人ばかりとは限りません。
また、採用の繁忙期に忙しくなると一人ひとりへの対応が負担だと感じるかもしれません。
それでも、候補者に配慮する姿勢は、倫理的にもビジネス的にも大切なものです。
以下の4つの項目を見てみましょう。
具体的かつ簡素な件名を設定
件名はシンプルで且つ、一目で選考に関わる連絡であるとわかる文言で送付しましょう。
応募者は複数の選考を受けている場合が多く、メールを見逃してしまう可能性があります。
見落としがトラブルにつながらないよう【選考結果のご連絡】などわかりやすくしましょう。
ただし、わかりやすいからといって【不採用のご連絡】など配慮に欠けた件名は絶対に避けてください。
選考プロセスに適した内容で作成
選考プロセスによって、不採用通知の適切な文面は変わります。
たとえば、最初の接点である書類選考なのか、実際にオンラインや対面で面談をしているのか、最終選考まで進んだのかによって、必要な文言は変わるはずです。
特に、選考終盤での不採用通知は候補者にとってショッキングなものです。
できる限り候補者の心情に配慮し、感謝を伝える文面を作成しましょう。
選考結果を端的に伝える
伝え方には配慮しつつも、結論として採用なのか・不採用なのかを端的に表現することが大切です。
回りくどい言い方では言い訳がましいような悪印象を生んだり、「結局、採用なの？ 不採用なの？」と候補者が混乱してしまう懸念があります。
結果は結果として、割り切って端的に伝えましょう。
応募書類の取り扱いを忘れずに記載する
不採用となった場合、応募者が気にする要素として「自分の提出した書類がどう扱われるか」というものがあります。
不採用通知を送った後での不要なやりとりを避けるために、履歴書と職務経歴書の扱い方を決めておき、先に連絡しておきましょう。
郵送で返却を行う方法もありますが、基本的に返却の義務はなく、企業側で破棄して問題ありません。
「自社で責任をもって破棄する」と記載して対応してください。
不採用通知のメールの例文
不採用通知の重要性や基本のポイントを実際の文面にしていくために、書類選考、面接選考それぞれで使える例文を紹介していきます。
書類の返却がある場合とない場合に分けて解説します。不採用通知は応募者によって内容が変わるものではないため、例文を文章作成の参考にしてみてください。
【メール例文】書類選考で不採用とし、応募書類を返却しない場合
書類選考で不採用の場合でかつ、応募書類を返却しない場合は、応募者が書類の扱いについて疑問に持たないような文言を文面に添えて連絡しましょう。
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〇〇 〇〇様
株式会社△△、採用担当の△△と申します。
この度は、数ある企業の中から弊社求人にご応募いただきまして、
誠にありがとうございます。
ご応募いただきました書類選考の結果についてでございますが、
社内で慎重に検討をしました結果、誠に残念ではございますが、
今回はご期待に沿いかねる結果となりました。
ご希望に沿えず大変恐縮ではございますが、
ご了承いただけますようお願い申し上げます。
なお、お預かりした応募書類につきましては、
弊社にて責任をもって破棄いたします。
〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
—
【メール例文】書類選考で不採用とし、応募書類を返却する場合
書類選考で不採用の場合でかつ、応募書類を返却しする場合は、返却の方法と時期を明記し、応募者が書類を受け取れるよう配慮した連絡をしましょう。
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〇〇 〇〇様
株式会社△△、採用担当の△△と申します。
この度は、数ある企業の中から弊社求人にご応募いただきまして、
誠にありがとうございます。
ご応募いただきました書類選考の結果についてでございますが、
慎重な選考の結果、誠に残念ではございますが、
今回はご期待に沿いかねる結果となりました。
ご希望に沿えず大変恐縮ではございますが、
ご理解いただけますようお願い申し上げます。
なお、お預かりました応募書類につきましては、
履歴書に記載されておりますご住所に郵送にて返却させて頂きます。
本日投函致しましたこと、ご報告いたします。
〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
—
【メール例文】面接選考で不採用とし、応募書類を返却しない場合
面接で不採用とした場合は、時間をもらったことへの感謝を伝えることを忘れないようにしましょう。また、書類の返却をしない場合はその旨を併記するようにしましょう。
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〇〇 〇〇様
株式会社△△、採用担当の△△と申します。
この度は、数ある企業の中から弊社求人にご応募いただきまして、
誠にありがとうございます。
また、先日は、面接のお時間を頂いたこと、重ねて御礼申し上げます。
面接でのお話を踏まえ、社内にて慎重に検討しました結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。
ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、
ご了承いただけますようお願い申し上げます。
なお、お預かりました応募書類につきましては、
弊社にて責任をもって破棄いたします。
〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
—
【メール例文】面接選考で不採用とし、応募書類を返却する場合
面接を経て不採用とし、書類を返却する場合の例文では、書類選考と同じように返却の方法と時期を明記し、応募者に配慮した文面を送りましょう。
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苗字 名前様
株式会社xx 採用担当のxxと申します。
この度は、数ある企業の中から弊社求人にご応募いただきまして、
誠にありがとうございます。
また、先日は面接のお時間を頂いたこと、重ねて御礼申し上げます。
面接でのお話を踏まえ、社内にて慎重に検討しました結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。
ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、
ご了承いただけますようお願い申し上げます。
なお、お預かりました応募書類につきましては、
履歴書に記載されておりますご住所に郵送にて返却させて頂きます。
本日投函致しましたこと、ご報告いたします。
〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
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不採用通知メールを送る上で注意すべきポイント
不採用通知をメールで送る際は、スピードと丁寧さを重視しましょう。
郵送で時間がかかるならまだしも、メール連絡が遅いのは印象が悪くなります。
また、メールでは宛名を含む文面の誤りや送り先の間違いなど、ケアレスミスが起こりやすいものです。
以下のポイントをしっかりと注意して対応しましょう。
不採用通知はなるべく早く出す
不採用通知を送る際に意識すべきことは応募者の視点です。応募者は当然ながら複数社の選考を受けており、結果を早く知りたいと考えています。
一般的には応募書類の受領や面接を行った日から3日、長くても1週間以内が目安とされています。社内での選考の手順などがあるとは思いますが、なるべく3日以内に結果を出して連絡できる体制を整えましょう。
ただし、早ければ良いというわけではなく書類の受領や面接の翌日に連絡をすると「しっかり選考していない」印象を持たれてしまうため注意が必要です。
また、どうしても選考に時間がかかり1週間を超えてしまう場合は結果の通知が遅れている旨を連絡し、応募者からの信頼を失わないよう配慮した行動を取ることが重要です。
宛名・送り先を入念にチェックする
宛名や送り先は間違っていないでしょうか？
テンプレートのままになっている、他の候補者に使った文面をそのままコピーしている、似たアドレスを間違えて入力するなど、メールにおけるヒューマンエラーは起こりうるものです。
不安がある場合は、送付の前に下書き保存をしてダブルチェックするのも1つの方法です。
宛名は基本的にフルネームで書きましょう。
同姓の候補者がいる場合のミス防止になり、受け手が丁寧に感じて心象がよくなる効果も期待できます。
メールのミスは個人情報の漏洩だけでなく、印象を悪くすることにもつながります。
応募者のリストや書類を見ながら、間違いのないように記載しましょう。
まとめ：要点を抑え、候補者に配慮した不採用通知を作ろう
不採用通知は、応募者と自社が選考を通してもつ最後の接点であり、今後の企業の印象を左右する重要な要素の一つです。選考を受けてくれたことへの感謝を伝え、イメージを守ることを念頭に置いて、以下のポイントを守った通知をしましょう。
- 素早い対応
- 見落とされない件名
- フルネームを記載する丁寧さ
- 書類の取り扱いの取り決め
また、不採用の理由を伝えるなど個別対応をすることは避け、定型化した文面に自社なりの気遣いを添え、丁寧な運用を行うことが大切です。
応募者は今後の取引先やお客様になる可能性があり、選考を通して自社の情報を持っている顧客であることを忘れずに、自社の印象を良くする不採用通知ができるよう、ぜひ、本記事を参考にしてみてください。
