面接の心得 for 大学院生

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このノートは大学院生や研究者の就職支援に特化したサービスを提供しているアカリクが事業活動の中で得た知見をまとめたものです。これから面接を受ける大学院生に向けて書かれていますが、大学生や転職希望者にも参考になるような基本的な内容になっています。

よく採用面接は企業側も求職者側も対等な立場だと言われますが、やはり選考される立場であることから求職者に準備や努力が要求されます。そして内定を獲得するということは、選択権が企業から求職者に渡るということです。内定を勝ち取る瞬間まで気を抜かないように心がけましょう。

内定獲得のためには面接に合格していく必要があります。面接のテクニックは大それたものではなく、むしろ基本を抑えることが重要です。ちょっとした心がけで、相手に与える印象はずいぶんと違うものです。ここで面接への基本的な心構えを把握して、万全な状態で面接を受けましょう。

面接を成功させる7つのポイント

時間の無い方は少なくとも下記の7つのポイントだけでも実践してください。面接前のおさらいとしても有効です。

1.なぜ自分は書類選考に合格したのかを相手の立場で考えてみる。
2.遅刻しそうになったらすぐに連絡し、余裕ある到着見込みを伝える。
3.最初の挨拶で少し大きめの声を出すと、その後も元気な印象が続く。
4.面接ではプレゼンテーション能力以上にヒアリング能力が必要です。
5.喋りすぎは厳禁、どんな質問でも最大2分以内におさめる。
6.働くイメージを具体化するための質問をいくつか用意しておく。
7.メモを用意した場合は、面接官の了解を得た上で取り出す。

ちょっとした、些細なことが物事をうまく進めるカギとなります。面接もコミュニケーションの形の一つですので「相手の思考も汲み取る」のを忘れないように注意してください。

面接の日程が決まったら ~事前準備編~

☆改めて企業について情報を確認しましょう。
応募書類で志望動機を求められるケースも多いため、面接までに企業のことはしっかり理解されていると思いますが、説明会で貰ったパンフレットや会社ウェブサイトで公開されている情報にもう一度目を通しましょう。会社の規模(売上高、従業員数、事業所など)、特色となる商品やサービス、明記されている取引先の一覧、最近のニュースリリース(会社動向)、社長のメッセージ、といった情報は再度チェックしておきましょう。

上場企業であれば客観的な資料やデータを手に入れやすいので予備知識として確認しておくと良いでしょう。また、創業時のエピソードが公開されている場合は必ずチェックして、「なぜこの会社が存在するのか」「何をするための会社なのか」をおさえておきましょう。特にベンチャー企業の場合は創業者が今も社長を務めていることが多いため、創業時の想いが会社の雰囲気や意思決定に強く反映されていることがあります。

☆会社への質問はいくつか用意しておきましょう。
面接ではほぼ確実に「質問はありませんか?」と言われます。質問を書き溜めたメモを用意するのは積極性を示しつつ、落ち着いて質問できるので有効です。ただし、メモを面接中に見る場合は、面接官に許可を得てから取り出しましょう。面接の手順に厳格なルールがある企業の場合は認められない可能性もありますので、質問事項は基本的に頭の中に入れておくようにしましょう。

☆面接官への質問内容はその方の立場を考えて選びましょう。
一般的に面接は何度か行って、様々な視点や観点から候補者を選考します。この時、面接官がどのような立場なのかによって、見ているポイントが異なります。人事担当者であれば、人間性、性格、仕事観、人生観といった会社文化との相性、現場責任者であれば、現時点でどのくらい現場で戦力になり得る経験や能力を持っているかという専門性の確認、役員や社長であれば、会社の存在意義と志向性がどれだけ合っているか、将来的に会社にどれだけ貢献する人物かという将来性、というような違いがあります。質問内容を面接官によって変える必要があることがお分かりになるでしょう。

人事担当者が見ているのは 人間性
現場責任者が見ているのは 専門性
役員や社長が見ているのは 将来性

なお、福利厚生や給与待遇などを細かく尋ねるのは避けるべきでしょう。ある程度は応募時点で情報を知っているかと思いますが、それ以上の詳細は内定獲得時に雇用契約書を確認するまでは確定しません。

また、モデルケースを確認するのは問題ありませんが、外的要因などで予定通りにいかないのが仕事ですので、誠実な会社員ほど期待させるような華々しいモデルケースの話をしたがりません。年功序列制度が根強い歴史ある企業は別として、ベンチャーや実力主義で同期でも1年後には大きく待遇が異なる可能性がある会社ではモデルケースが意味を成さないことも理解できるでしょう。

【人事担当者に対する質問例】
「実際に社員の方にお会いして話をお聞かせいただくことは可能でしょうか?」
「(面接官)様にとって、御社の最大の魅力は何だとお考えですか?」
「御社の社員として、強く意識しておくべきことや心がけは何かございますか?」
「入社して活躍されているのはどのような方が多いのでしょうか?」

name=”Z15Lb”>【現場責任者に対する質問例】
「もし採用していただいた場合、私はどのような仕事に従事するのでしょうか?」
「入社までに準備しておくべきことがあれば教えていただけますか?」
「御社で活躍するために、私が補うべきところはどこでしょうか?」

【役員や社長に対する質問例】
「差し支えない範囲で構わないので、今後の事業計画を教えていただけませんか?」
「企業理念に惹かれたのですが、どのようにしてこの理念を持たれたのでしょうか?」
「(創業社長の場合)社長が起業しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか?」

☆提出した書類を客観的に分析しておきましょう。
なぜ書類選考に合格したのか、提出した履歴書やエントリーシート等の書類を面接官の立場になりきって分析してみましょう。最初の面接だけでなく、それぞれの面接で、提出した書類に記載された内容が話題の中心となります。

客観的にどこを深く知りたいと考えられるか考えることで、面接官からの質問をある程度は想定することができます。面接時間が1時間だとすると概ね10個は質問があるはずです。それらを想定してシナリオを用意しておくと、もちろん外れる可能性もありますが、全くの不測の事態には陥りません。堂々とした態度は自信や積極性を感じさせるので、心構えをするこの準備過程は重要です。

例えば、以下のような形で自分に問いかけて面接官の立場から考えてみましょう。

・応募企業にとって、記載内容の中でどの部分が一番興味を持ったのだろうか?
・応募企業にとって、スキルや経験が不足していると思われる部分はどこだろうか?
・書類上の情報から受ける印象と、実際の自分との間にギャップがあるとすれば、どこだろうか?

☆想定される質問とその回答は一度すべて書き出してみましょう。
よく聞かれる質問の例としては以下のようなものがあります。

1.なぜ「民間企業」への就職を考えたのか。
2.どうして「この会社」を選んで応募したのか。
3.入社したら「どのような貢献」ができそうか。
4.入社した後に「何をしたい」のか。
5.将来的な「目標」はあるか。

これらはどの企業でも聞かれる可能性があるような一般的なものです。

まずはこういった質問に対する回答を書き出してみましょう。口頭で伝えることを前提に簡潔な表現で、そして論理的に説明できているかどうかに注意しましょう。回答同士の関連性が破綻しているように聞こえる表現をしてしまうと、本心を話していないと捉えられてしまう恐れがあります。

例えば、1の質問で民間企業を選んだ理由を熱心に話しても、5の将来的な目標として「大学教員として活躍したい」とだけ伝えてしまうと、これは矛盾してしまいます。考えられる説明の一つとしては「技術者としてのスキルを磨き、実務家教員として非常勤講師など大学で教える機会が得られればと考えています」という表現であれば、現実として実現が難しいとしても受け入れやすい表現となります。

回答を書き出すときのポイントは、短くまとめるということ。例えば短文や箇条書きにすると良いでしょう。キーワード化しておいて、その場の色々な文脈の質問に応用して展開させられると理想的です。また、専門用語は避けるか短い説明を添えて話せるようにしておきましょう。現場責任者で専門分野が近くとも、研究内容まで踏み込むと理解が及ばない可能性があります。相手の反応を見聞きして、かなり理解していると判断した時だけ専門用語を使いましょう。

☆時間を作って声に出して練習してみましょう。
大学院生は実験や論文だけでなく後輩の指導もあったりと忙しい日々の中、何とか説明会に出たり書類応募して、研究と就活を両立させるために苦労していると思います。準備するだけで練習する余裕がないと感じる方も実際にたくさんお会いしてきました。それでも、一度は声に出して練習する時間をぜひ作ってください。

もし可能であれば面接官役となる相手を探して、質問も色々な候補から自由に選んでもらいましょう。大学のキャリアセンターでも面接練習に対応してもらえるかと思います。就職エージェント等でコンサルタントと相談しながら就活を進めている方は、面接練習を相談すると良いでしょう。

いよいよ明日が面接本番 ~準備状況の確認~

☆面接会場を確認しましょう。
面接の前日には必ず日時・場所・持参する物・訪問時の注意・緊急時の連絡先などを再確認して、紙に書いて当日の持ち物に入れておきましょう。もちろん紙でなくとも構わないのですが、突発的なアクシデントを予期して電源やインターネットを必要としない方法が好ましいです。

面接会場には遅くとも10分前に到着するように行動しましょう。電車が少し遅延したり、エレベーターが混雑したり、ビルの構造が複雑だったりといったアクシデントが起こる可能性も多々あります。土地勘のない場所やビルが密集した場所だと、目的の建物が見つけられないケースも発生します。もし到着が早すぎた場合は洗面所などで身だしなみの確認をして、面接会場に入るのは予定時刻の5分前くらいに調整しましょう。

時間ちょうどに到着すると、受付から実際の面接場所までの手続きや移動で面接官を待たせてしまう可能性もあります。面接会場が遠方の場合は一度会場まで足を運んで場所を確認して、近くの喫茶店などで面接の最終準備をしながら時間を調整すると良いでしょう。

☆服装や身だしなみの確認をしましょう。
最も気をつけることは最初の印象を作る清潔感と安心感です。服装や身だしなみだけで合否の判断はされませんが、会社文化との相性を判断する材料にはなります。説明会や会社見学の機会が事前にあった場合は、社員の方がどのような服装をしているか確認しておくと判断材料となるでしょう。

最近では特にIT系企業やベンチャー企業で私服OKな面接が増えてきています。ただし、その場合も普段着ではなく、清潔感と安心感を意識した服装を選びましょう。判断がつかない時はスーツを着用しても問題ありません。私服OKの場合は、男女ともオフィスカジュアルと呼ばれる服装でも良いですが、ジーンズや派手な絵柄は避けておいたほうが無難でしょう。

予想外のアクシデントが起きた時には

☆遅刻の対処は迅速に行いましょう。
突発的な電車遅延や事前に把握できない道路工事などで時刻表通りに動けず、面接時間に遅れてしまうアクシデントはよく発生します。そんな時こそ落ち着いて、迅速に対応することが求められます。不測の事態に対して適切に対応できると、例え面接には遅れてしまっても評価に繋がる可能性もあります。少しでも遅れそうな時は、指定された緊急連絡先に電話連絡しましょう。もし就職エージェント等でコンサルタントが付いている場合は、先にコンサルタントへ連絡して対応の指示を出してもらってから、会社に連絡するようにしましょう。

☆会社に連絡する際の注意事項を確認しておこう。
簡潔に以下について状況を整理してから担当者へ連絡しましょう。

・なぜ遅れそうになっているのか(細かな理由は必要ありませんが、「電車の事故が起きた」などを伝えましょう)。
・どのルートで会場に向かうのか(特に交通機関のアクシデントの場合)。
・どのくらい遅れて到着する見込みなのか(到着予定の時刻)。
・遅刻しても面接は実施してもらえるのか(予定より15分以上遅れる場合は日時を再設定することになる可能性が高くなります)。

到着時刻の見込みは必ず余裕を持って計算して、確実に到着できる時間を伝えるようにしてください。早く到着したいという気持ちが強すぎて、走っても間に合わない到着予定時刻を伝えてしまい、二重の遅刻となって評価を下げてしまう場合もありますので注意してください。

☆道に迷ってしまった場合も落ち着いて対処しよう。
遅刻しそうな場合と同じように、相談しているコンサルタントがいるのなら、そちらへ最初に連絡し、指示を確認してから必要なら会社に電話しましょう。会社に電話する際は「◯時◯分から面接に伺う予定の◯◯ですが、道に迷ってしまいました」という旨を率直に伝えましょう。

そうすると従業員の方が電話口で会社まで誘導してくださるケースが多いです。目印となるような建物などの近くから電話すると、先方も会社への道を誘導しやすくなります。見当たらない場合は最寄り駅まで一度戻ってしまうのも一つの手です。

重要なのは、面接が開始する前に道に迷ってしまったことを伝えることと、会場にたどり着いたら深呼吸して気持ちを落ち着かせることです。連絡できるのに連絡せず遅れてしまうことが無いように気を付けてください。また、道に迷うことは誰でもありうることなので、気を取り直して落ち着いて面接を受けましょう。面接に遅れた人でも適切に対応した方であれば、内定を獲得しているケースがこれまでたくさんあるので心配しないでください。

面接会場についてから注意すべきポイント

☆第一印象の重要性を改めて認識しておきましょう。
面接において第一印象は非常に重要です。書類上の評価が高いほど、実際に対面した際の印象とのギャップが負の方向に大きくなると、覆すのが困難となります。視覚情報(見た目の清潔感など)は状況に応じた対応ができるかという指標となり、聴覚情報(声のトーンなど)からは発言内容の真偽や自信の度合いが自然と測られます。

会場の建物に時間的な余裕を持ち到着したら、洗面所で身だしなみを再度チェックしましょう。また、会場に入る前に携帯電話は念のため電源を落とすかマナーモードになっていることを確認しましょう。

緊張していると声が小さくなり頼りなさそうに映ってしまいます。第一声を気持ち大きめに出しておくと、それが基準となり、自信のある印象を与えることができるのでオススメです。

☆受付での対応から気を抜かないようにしましょう。
受付に到着したら「◯時◯分より、採用面接で◯◯様とお約束しております、◯◯と申します」と元気よくハッキリと伝えましょう。直接の面接官ではありませんが、何か気になる点があった場合は社内で共有される可能性があります。挨拶、態度、姿勢は受付の段階から見られていると認識しておきましょう。

冬場でコートを着てきた場合は、受付の前に脱いで整えておくと良いでしょう。ちなみに帰りも受付を通ることになりますが、コートは受付を後にしてから着るのが無難です。また、面接会場にコート掛けがある場合もありますが、特に勧められない限りはカバンとともに手元や足元などに置いておいた方が良いでしょう。

☆礼儀や礼節をバカにせず行動に取り入れましょう。
入室する際にドアが閉まっている場合は音が聞こえる程度にノックして、返事を聞いてから入室しましょう。ドアは静かに閉めてから、「失礼します」と言って一礼しましょう。先に応接室などへ通された場合は、勧められてからイスに腰を下ろし、面接官が入室したら立ち上がり、目を見て「よろしくお願いいたします」などの挨拶をしてから一礼しましょう。語尾を伸ばす癖がある方は気を付けましょう。

☆プレゼンテーションよりもヒアリングを意識しよう。
よく企業の採用担当は「コミュニケーション能力が高い人物」が欲しいと言いますが、このコミュニケーションとは何を指しているかが人によって異なっているので齟齬が生まれます。一般的に人は「聞く」よりも「話す」ことの方を好む傾向にあるかと思います。授業で一方的に話を聞くよりも、自分から発言する機会があった方が気持ちが良いのではないでしょうか。これは面接でも同じなので、こちら側から長々と何分も話をすると、聞いている面接官は途中で集中力も途切れてきます。

面接を担当する方は何百人と面接していたり、現場で成功して役職を得ていたりするので、面接官からも話したくなることがあるものです。面接官にも話してもらえるように、自然と質問をしていくと、「会話」となるのでお互いに良い気分の中で話を進められます。

例えば、技術系の責任者との面接で「研究者にとって一番重要なことは何だと思いますか?」といった質問をされた時に、「私は◯◯が一番重要だと思っています。ただ、まだまだ勉強不足であることを痛感しており、もし差し支えなければ御社や◯◯様はどういった事を重視して研究活動を行っているのか教えていただけないでしょうか?」などのように質問を投げかけてみるのです。回答が得られた際は「とても参考になりました。ありがとうございます。」とお礼を伝えれば相手も悪い気がしない筈です。

また、面接官が興味関心を持っている事柄や担当している分野が何かを意識して話をしましょう。例えば、営業部長に対して人事制度の質問をしても困らせてしまいますし、会社役員に現場の細かな事項を聞くのは筋が悪いでしょう。面接官が担当していると考えられる職務と自分が関係する部分についてヒアリングすることが大切です。

面接が終わって帰宅したら

☆面接内容を分析して次に繋げていきましょう。
自己採点するとして、出来栄えはどうだったでしょうか? 話しすぎてしまっていませんか? うまく返答できなかった質問はありませんか? 企業研究は十分でしたか? 次の面接に繋げるためにも面接内容を振り返って分析することは非常に大切です。

キャリアセンターにお世話になっていたり、就職エージェントなどのコンサルタントに相談している場合は、質問内容とその時の返答を伝えるとフィードバックが貰えるので、振り返りにオススメです。自分では良く出来たと思っているところに落とし穴が潜んでいたりするため、他者の目があると助けになります。

自分の考えがうまく伝えられなかった、誤解を与えてしまっているかもしれないという場合もあるかと思います。御礼のメールとしてフォローする内容を面接官に送っておくと良いですね。もし就職エージェントで紹介された企業の場合は、担当のコンサルタントに相談していただければフォローすることができますので不安な点は必ずご連絡ください。

想定される質問例と注意点

面接で聞かれるのは基本的に三つへ絞り込まれます。つまり、過去、現在、未来についての質問です。

1.過去のこと:過去の経歴。「今まで」に何をやってきたのか?
2.現在のこと:スキルや経験。「今」何ができるのか?
3.未来のこと:入社後の展望。「将来」どうありたいのか?

時系列を意識して、論理的な回答を心がけることと、常に前向きな発言内容に徹することが重要です。

◎民間企業への就職活動の理由◎
民間企業への就職を考えた時の「アカデミアのポストが無いから、仕方なく民間企業への就職を考えた」という思考のままで就職活動していないか、ということが重要な選考ポイントとなります。例え本音や背景がそうだとしても、気持ちを切り替えて企業を選ぶポジティブな理由を説明できなければ、採用対象として見てもらうことが難しくなります。自分のキャリアプランやゴールを明確にして、企業への就職がその目的を達成するための一歩であることを伝えると良いでしょう。

質問例
・民間企業へ就職を考えた理由をお聞かせください。
・どうして大学に残らないと決めたのか理由を聞かせてください。
・人間関係でうまくいかなかったことはありますか?

◎研究内容に関する質問や自己PR◎
もし「今まで行ってきた研究内容を簡単に説明してください」と言われたら、賢い中学生が理解できるレベルで1分以内にまとめましょう。応募している会社の業務内容や職種についてしっかり理解しておくと、自分の研究内容のどの部分が評価される可能性が高いか考えやすくなります。関連性が薄いところは簡略化して、メリハリをつけると良いでしょう。簡単にしすぎると抽象的になりがちなので、具体的な例などを含めるよう心がけてください。

「今後どのような仕事がしたいですか」と聞かれたら、その企業でできそうな内容に限定して、自分がこれまでに経験したり習得してきた知識や技術との繋がりを示し、希望する仕事をこなしていく実力や素養があることをアピールしましょう。

「今までに失敗した体験を聞かせてください」と言われた場合に面接官が知りたい情報は「困難に直面した時にどう対処したか」「失敗からどのような教訓を得ていかしているのか」といった失敗した時の対応力です。柔軟に対応できるか、判断や行動が的確にできるか、リスクを認識して動けるかなどを見ています。失敗した体験の話は、最終的には前向きな結果に繋げて伝えることができるかどうかが最も重要です。裏付けとなるような具体的なエピソードや第三者の意見も交えると説得力が増します。

質問例
・今の研究内容を選んだ理由は何ですか?
・これまでの研究成果で一番に誇れる実績は何ですか?
・あなたが今一番自信を持っていることは何ですか?
・あなたの長所と短所を教えてください。
・あなたに足りないものは何だと思いますか?
・仕事をする上で大切なことは何ですか?
・5年後、10年後についてキャリアプランはありますか?

◎志望動機◎
応募しようと思った理由を具体的に挙げて、自分と企業で合致する点をアピールしましょう。経営方針や企業理念、事業内容や製品、強みとする技術などを理解しなければできないので企業について公式なデータをしっかりと把握しておきましょう。業種や職種だけでなく、なぜその企業である必要があるのかまで説明する必要があります。その考えに至った具体的なエピソードを交えると効果的です。

他者への応募状況について確認された場合は隠す必要はありませんが、同じ業界や職種であればその業界や職種への思いも伝え、もし全く違う場合は両者に共通する点(例えば、方法や観点は異なるが人の役に立つ仕事であるなど)を説明すると良いでしょう。統一感が無いと思われてしまうと、いくら志望動機が素晴らしくても本当なのかと疑いを持ってしまいます。また、志望度などを確認された場合、「第一希望です」と言い切ってしまう必要はありませんが、単独トップではない場合は素直に「今のところ第一希望の中の一つです」と答えると無難です。

志望動機での絶対的な禁句は「◯◯に勧められたから」です。自分の今後の人生にも影響のある大事なことを主体的に決められないというのは、不安材料となります。もし大学教員や就職エージェントなどのコンサルタントに紹介された場合は、「いくつか紹介された中から◯◯という理由で応募しました」といった誠意ある回答をしましょう。

また、「手厚く社員教育してもらえる環境だと聞いたから」といった理由が志望動機の中心になってしまうのは避けましょう。他力本願的な考え方をしていると印象づけてしまう可能性が高くなります。そういった環境があると分かっている場合は、「入社後の研修など恵まれた環境をいかして、早くから活躍できる人間になりたいと思います」といった回答の方が良いでしょう。

全国に支社を持つような大企業でも転勤は徐々に少なくなりつつありますが、その可能性はゼロではありません。転勤や長期出張などができるかどうか確認された場合、特別な理由が無い限りは面接の段階で無理ですと否定するのは止めておきましょう。持病など自分の意思でも解決できない事情がある場合は、説明することになるかもしれませんので準備しておきましょう。ただし、本人の意思に関係ない事情について確認して合否を決めることは就職差別に繋がるとして厚生労働省も「不適切である」と表明しています。そういった内容については無理に伝える必要はありません。

質問例
・当社に応募しようと思ったきっかけは何ですか?
・同じ業界にはたくさん企業がありますが、なぜ当社を選んだのですか?
・あなたがこの職種に向いていると思う理由は何ですか?
・当社について興味持ったことについて教えてください。
・他に応募している企業はありますか?当社の優先順位を教えてください。
・もし入社したら、どのような仕事がしたいですか?
・今までの経験の中で当社にいかせることは何ですか?
・転勤や長期出張はできますか?

法律上の注意点

個人情報保護法により個人の情報に対する関心は高まっていますが、それ以外にも企業機密に関して注意をする必要があります。もし大学で企業と共同研究している場合は、自分の研究成果を説明する際にどこまで口外して良いのか確認しておく必要があります。企業としては合否に関係なくとも知りたい情報ですので、執拗に質問してくる場合がありますが、「それは機密事項ですのでお答えできません」とはっきり回答してください。当然これは失礼なことではなく、むしろ機密を守れる信頼できる人物として認識されるはずです。

ここまで読んでいただきありがとうございます。既にご存知の内容だったとしても再度ご確認いただけたのではないかと思います。内定を勝ち取るまで、最後の一社まで、最善の準備で挑戦してください。

※大学院生・ポスドクの皆さんへ※
最終年度も実験や論文で忙しいという方は、アカリクが提供している「就職エージェント」をご利用いただき、コンサルタントとともに進路を考えることもご検討ください。各種サービスはクライアント企業からのコンサルティング手数料等で運営しているので料金はかかりません。

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