英文雑誌への論文投稿:投稿時・査読後の再投稿時のカバーレターの書き方

アカリクコラム
この記事は約10分で読めます。

英語で論文を作成し、投稿する際にカバーレターの提出が求められることがあります。

カバーレターはビジネス文書のやり取りでよく使用され、論文投稿の際にも添え状としての添付が推奨されます。

書き慣れないと難しいかもしれませんが、形式は決まっているので、要点を押さえればきちんとしたものを書くことができます。

本記事では、論文投稿時、および査読後の再投稿時に必要となるカバーレターの書き方について解説します。

バナーCV-btn

研究で仕事も充実 院生・ポスドクのための就活サイト

カバーレターとは

カバーレターは、一連の文書を送付する際に添える、送り状(添え状)です。

送り手が自己紹介し、文書の要点・内容を簡潔に説明するものです。

学術雑誌に論文を投稿する際に書くカバーレターには、論文の新規性や内容の要点を伝え、その他の重要事項(利益相反の有無等)を編集者に伝える役割があります。

また、査読を受けて論文を加筆修正し、再度投稿する場合にも同様に送り状として添付します。

カバーレターの提出が任意の場合も、必須の場合もありますが、任意の場合でも編集者の役に立つ場合がありますので、提出が推奨されています。

カバーレターは仕事の応募時にも求められる

カバーレターはビジネス文書ですので、雑誌への投稿だけではなく、仕事やインターンシップに応募する際にも提出します。

仕事に応募する際には、カバーレターと履歴書をセットで提出します。好印象を与えるようなカバーレターが書けると、採用担当者に履歴書を読みたいと思ってもらいやすくなります。

同様に、カバーレターは、学術雑誌の編集者に自分の論文をアピールする手段としても使用できます。

カバーレターを誰が書くか

カバーレターは共同著者を代表して「論文を雑誌に投稿します」と宣言する重要な文書です。

研究室や研究分野によって、論文の筆頭著者が書くか、研究責任者(大学院生の場合、指導教官など)が書くかの慣習が異なる場合があります。
大学院生の場合は、指導教官に確認しましょう。

カバーレターの形式

A4一枚、またはレターサイズ一枚の文書にします。余白は通常の幅で十分です。

カバーレターを作成する際には、英文フォントを使用します。
Times New Roman、Cambria、Arial 等のフォント、大きさは12ポイントが一般的です。

MS明朝などの日本語フォントのローマ字は、英語としては読みづらいことが多いので避けましょう。

カバーレターのように改変されては困る文書は、原則PDFに変換してから送付します。

ちなみに、Wordで作成した文書の場合、F12キーで「PDFとして保存する」と、印刷設定から「PDFで印刷」するよりも綺麗に仕上がります。

カバーレターの長さ

通常、カバーレターは1ページに収めます。

長々と書けば良いものではなく、送付する文書についての必要な情報が入っていれば十分です。

雑誌に投稿する際のカバーレターの内容

カバーレターに書く一般的な内容を項目ごとに紹介します。

カバーレター提出が必須である雑誌の場合、記載しなければならない情報が指定されていることもありますのであらかじめ確認しましょう。

日本語と比較して異なるのは、名前、肩書、所属機関、の順に記載することですので注意しましょう。

差出人

名前、肩書(Professor 等、大学院生の場合は省略可)、大学名、所属研究室の住所、国名を書きます。

文書の右側に右詰めで配置しても良いです。

差出人部分は他のビジネス文書を書く際にも共通なので、この部分を記入したレターをテンプレートとして作成しておくと便利です。

<例文>
Taro Akariku

Postdoctoral Research Fellow
Science University
2-1-5 Shibuya, Room 215
Shibuya-ward, Tokyo 152-0002 Japan

宛先人

編集者名、肩書(Editor in chief 等)、雑誌名、出版社の住所、国名を記載します。

できるだけ、雑誌の編集者の名前を調べて宛て名にします。

外国の名前の場合、Mr. とつけるか Ms.をつけるか明らかでないことがあります。

名前を検索するなどして、できるだけ正しい性別の敬称を付けるよう努力しましょう。

不明な場合は Dr. とするのも一案です。

もし博士号保持者でなくても、失礼にはならないからです。

Miss. や Mrs. はビジネスの場では不適切であるため避け、Ms.を使用しましょう。

<例文>
Dr. John Smith
Editor-in-Chief
Journal of ○○

日付

月ー日ー年(アメリカ英語) または 日ー月ー年(イギリス英語)とします。

月名をスペルアウトすると、誤読がなく確実です。

<例文>
November 15, 2021 (アメリカ英語)
15 November, 2021 (イギリス英語)

第1段落

第1段落には、簡単な自己紹介、提出する論文のタイトル、投稿記事の種類(研究論文、レビュー論文、速報など)、提出する雑誌を改めて記載します。

<例文>
This is Taro Akariku, a post-doctoral research fellow at Science Univesity.  I am writing to submit our manuscript titled “YOUR MANUSCRIPT TITLE” for publication as a research article in the Journal of Science.

“YOUR MANUSCRIPT TITLE” の中には、投稿する論文のタイトルを入れます。

第2段落

第2段落には、論文の最も重要な発見を1文で述べ、それがなぜその雑誌の読者にとって興味深い内容であるかを説明します。

<例文>
We have identified the function of XXX gene, which will lead to a deeper understanding of the development of YYY disease.  We are confident that the findings described in this manuscript will be of interest to the reader of the Journal of Science.

第3段落

第3段落では投稿する論文が、他の雑誌には投稿されておらず、査読も行われていないことを明記します。

また、利益相反の有無も明記します。

そして、推薦する査読者候補を3名ほど挙げ、査読してほしくない人物がいれば理由と共に記載します。

ここで推薦した査読者が採用されるとは限りませんが、編集者にとっては有用な情報となります。

また、投稿する学術雑誌によってはオンライン提出フォーム内でも査読者の推薦を求めることがあります。

<例文>
[他の雑誌では公開されておらず、査読中でもないことを示す] This manuscript is original and have not been published nor under consideration for publication elsewhere.

[利益相反がない場合] We have no conflict of interest to be disclosed.  

[利益相反がある場合] This research is funded by Company XXXX,  Lucy Smith is a salaried employee of Company XXXX. Taro Akariku received a travel grant from Company XXXX.

[査読者を推薦する] We would like to suggest Drs. Christina Chang at XXXX Research Institute, Brad Kim at XXXX University, and Jiro Tanaka at XXXX Research Center as potential reviewers of this manuscript. 

[査読してほしくない人物を挙げる] We would not like to have Dr. John Doe at Company XXXX as a reviewer of this manuscript due to competing financial interest.  We would appreciate your understanding.

 

結び

結びではSincerelyなどの結語、署名、差出人名、肩書、所属を記載します。

署名は自筆である必要があるので、手書きで書いたものをスキャンするなどして、Word等に取り込みます。

<例文>
Sincerely,

ー手書きの署名ー
Taro Akariku

査読後の修正を経て再投稿する際のカバーレターの内容

査読後に再度投稿する場合のカバーレターは、最初に投稿する時のような論文の説明は必要なく、編集者と査読者に謝辞を述べ、レターの次のページに査読煮からつけられたコメントに対して返答が続く旨を記載すれば十分です。

したがって、このカバーレターの2ページ目以降には、査読者ごとにコメントを引用し、その一つ一つに対して著者の意見や返答を記載します。

コメントに賛同する場合はその通りに加筆修正した旨を、反対する場合はその理由を敬意をもって説明します。

差出人・宛先人・日付

雑誌に投稿する際のカバーレターと同様です。

第1段落

再投稿の際のカバーレターの第1段落では、時間を割いて論文をチェック、査読してくれたことに対し、編集者と査読者に謝辞を述べます。

そのうえで、査読者から受けた各コメントについて返答を行っていることを述べます。

<例文>
The authors would like to thank the reviewers and editors for their time and effort to review this manuscript.  Please consider the attached manuscript that has been revised according to the reviews.  Response to each reviewer's comments follows this letter.  

結び

雑誌に投稿する際のカバーレターと同様です。

結びの後に改ページを行います。

2ページ目以降

コメントをコピー&ペーストし、送られてきた通りの文章をまず入れます(行番号が言及されていればそれも含める)。

その1つひとつに返答していきます。

査読コメントは太字にするなど、自分の返答と容易に区別できるようにすると親切です。

論文本文内で加筆修正した箇所にハイライターで色をつけ、どこを修正したか分かりやすいようにしましょう。

査読者ごとに色を変えると後で確認する際にも、読み手にも分かりやすくなります。

<例文>
[本文の修正箇所にハイライトを入れたことを示す] In the revised manuscript, edits made based on Reviewer 1's comments are highlighted in green, and Reviewer 2's, in yellow.

Comments from Reviewer 1.

[Reviewer 1 からのコメント一つ目] Line 23. The authors did not have the same number of samples at locations A and B. Why?

[それに対する返答] --- Some samples were lost due to voluntary withdrawal from the trial and missing data at location A, as shown in Diagram 1.  We have added a detailed description of the data acquisition and cleaning procedure in the Materials and Methods section.

[Reviewer 1 からのコメント二つ目] Line 46. ….. ー以下同様ー

まとめ

カバーレターは論文投稿時、また再投稿時にも書くことが推奨される、投稿論文の「第一印象」に関わります。

カバーレターにはある程度のパターンがあるため、慣れると速く作成できるようになります。

添え状であるカバーレターを丁寧に作成することで、自身の研究の品質を担保することにも繋がります。

簡潔に読みやすく、必要事項が正確に伝わるようにしましょう。

アカリクを利用するメリット

17万人以上の大学院生・理系学生の就活をサポート
してきたアカリクならではのサポートが充実!

  • 理系・院生特化のスカウト

    研究内容の登録だけでスカウトが届くため、忙しい研究の中でも効率的に就活を進められます。あなたに魅力を感じた思いがけない企業との出会いも!

  • 分野別の特別イベント

    メーカー、IT、コンサル業界を中心に、大学院生を求める優良企業と出会えるイベントを多数開催!オンライン開催のため、忙しい研究のスキマ時間にも気軽に参加できます。

  • プロに就活相談

    大学院出身のアドバイザーがあなたの就活を徹底サポート!マッチする企業や、推薦応募可能な企業をご紹介。個別のES添削や面接対策も行っており、選考対策もバッチリ!

著者プロフィール

アカリクリポーターズとは、大学院生としての経験や知識を「リポート」するライター集団です。全員大学院在籍経験があり、これまでの研究経験や知識を活かして、大学院生の皆様に役立つ情報をお届けしています。専門分野は工学・化学・生命科学・心理学・社会学等様々です。

【監修】アカリクお役立ちコンテンツ編集部
博士号所持者/博士課程在籍経験のある編集者が監修しています。

アカリク リポーターズをフォローする
アカリクコラム
お役立ちコンテンツ|アカリク
タイトルとURLをコピーしました