研究室訪問 はじめの一歩 ―アポイントメントメールはどのように書けばよい?―

アカリクコラム
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そろそろ研究室を決めなくては…研究室の訪問はどうすればいいのだろう…?
このように、研究室の訪問の方法がわからなくて悩んでいる方も多いのではないでしょうか?

今回の記事では、研究室訪問の際に先方にアポイントメントを取るためのメールについてご紹介します。

普段メールを書かない方は、メールの文面を作るのが億劫で躊躇してしまうかもしれません。
しかし、配属されれば何年間もその研究室で研究活動を行うため、配属される研究室には行ってみた方が良いと思います。
このページを読んで、勇気を出して研究室訪問に挑戦しましょう!

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研究室訪問の進め方とやり取りの流れ

研究室訪問の基本的な流れは、以下の通りです。

  • 自己紹介・研究室訪問したい旨を伝える打診のメール
  • (先方から)OKのメール
  • 日程調整のメール
  • (先方から)日程を決めるメール
  • (研究室訪問)
  • お礼のメール

いつ頃研究室訪問に行くのが適切か

研究室訪問は、基本的にはアポイントメントが取れればいつでも構わないというところが多いかと思います。

ただし、学会前や研究費の申請時期には多忙になるため、これらの時期を外した方が好ましいです。

研究室のホームページをチェックして、その研究室が毎年参加している学会の時期や、その学会の投稿締切の時期をチェックしてみましょう。これらの時期は、研究室全体が忙しいと考えられるため、避けた方がよいでしょう。

また、大学では卒論・修論の執筆時期と重なる「12月から2月上旬頃」は忙しいところが多いと思います。そのため、この時期も避けるべき時期と言えます。

これらの時期は、実験を精力的に行うというよりも、データをまとめ始める時期ですので、研究室訪問の際に普段の研究の様子を見たい場合は、この時期は外した方がよいかもしれません。

事前にアポを取ってから行く

研究室に訪問する際は、あらかじめメールなどで先生に連絡を取り、時間を取ってもらえるタイミングで訪問に出かけましょう。

いきなり研究室に行っても先生が忙しかったり、学生がいなくて雰囲気が感じられなかったり、装置が整備中で見られないといったこともあるかもしれません。

研究室訪問のアポイントメントメール

最初に送る、「アポイントメントを取り付けるためのメール」が、訪問先である研究室へのへのファーストコンタクトになることが多いと思います。

本節では、そのようなを想定して説明します。

打診メールで伝えるべきこと

研究室訪問を打診する最初のメールでは、以下のことを伝えるのがよいでしょう。

  • 自分は誰なのか
    • 所属
    • 現在の研究内容
  • その研究室に興味を持った理由
  • 研究室訪問の目的と依頼

研究室訪問が認められれば、続いて日程を調整し、実際に研究室訪問を実施する、という流れになります。

具体的な文例については以下でご紹介します。

打診メールの文例

研究室訪問のアポイントメントを打診するためのメール文例をご紹介します。

宛名XXX大学 YYY研究室ZZZ先生
自己紹介はじめまして。AAA大学BBB研究室修士課程1年のCCCと申します。
突然のメールご容赦ください。
研究紹介私はxxxを用いたxxxの作製に取り組んでおり、現在はxxxの実現に向けてxxxを試みています。
訪問の目的私は、今後××に関する研究を進めるため、博士課程への進学を検討しており、
進学先として、先生の研究室が最も適切であると判断いたしました。
特に、今後進めていきたい××の研究について、先生のご専門である
△△という手法を組み合わせることで、××という成果が上げられると
考えております。そのため、ZZZ先生の研究室に進学し、ご指導して
頂けないかと思い、ご連絡した次第です。
日程つきましては、実際に研究室に伺いまして、お話を伺いたいと考えております。
1時間ほどお時間を頂戴したいのですが、ご都合はいかがでしょうか。
結び先生におかれましては、お忙しいところ恐縮ではございますが、
ご検討頂けましたら幸いです。どうぞよろしくお願い致します。
署名
CCC
AAA大学 BBB研究室
E-mail: xxxx@xxxx.ac.jp
TEL: xxx-xxx-xxxx / FAX: xxx-xxx-xxxx

日程調整のメール

先生からOKのメールが返ってきたら、日程の調整をしましょう。

返信で先方から日程を提示されるケースもあるかと思います。

先生は常に多忙であるため、日程の調整が遅くなると、「既に他の用事が入ってしまった」ということにもなりかねません。

OKのお返事をもらったら、すぐに日程の調整を始めることをおすすめします。

日程調整メールの文例

日程調整のために送るの2つ目のメール文例をご紹介します。

宛名XXX大学 YYY研究室ZZZ先生
お礼お返事をいただき、ありがとうございました。
また、ご多忙のなか面談をして頂けるとのこと、大変うれしく思います。
本文さて、ご都合につきまして承知しました。
それではmm月dd日のhh時頃に研究室に伺おうと思いますがよろしいでしょうか。
結びお会いできるのを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願い致します。
署名
CCC
AAA大学 BBB研究室
E-mail: xxxx@xxxx.ac.jp
TEL: xxx-xxx-xxxx / FAX: xxx-xxx-xxxx

研究室訪問で確認すること

研究室訪問では、自分のやりたい研究テーマができるかどうか、どのような環境で研究に取り組むことになるのかチェックしておきましょう。

こちらの記事も併せてご覧ください。

お礼のメールの書き方

研究室訪問が終わったら、先生に時間を作って対応してくれたお礼のメールを送りましょう。

もしその研究室を進学先として受験の準備を進める場合にはその旨もはっきり伝えましょう。

お礼メールの文例

宛名XXX大学 YYY研究室
ZZZ先生
お礼本日はお忙しいところお時間を頂きましてありがとうございました。
大変興味深くお話を伺いました。
博士課程の進学先として、出願しようと考えております。
今後受験に必要な情報について伺うことがあるかと思いますが、ご対応いただけましたら幸いです。

結び
改めまして本日はご多忙の中ご対応頂きありがとうございました。
今後ともどうぞよろしくお願い致します。
署名
CCC
AAA大学 BBB研究室
E-mail: xxxx@xxxx.ac.jp
TEL: xxx-xxx-xxxx / FAX: xxx-xxx-xxxx

基本的なメール文面の作り方

基本は相手に失礼のない文章を心がけましょう。

先生の方も、自分の研究室に興味を持って見学に来てくれるのは嬉しいものです。

ただし、初対面の場合は、まず失礼のないように、丁寧に対応することが鉄則です。最初に丁寧に対応することで、次第に打ち解けてフランクに対応してもらえるかもしれません。そのような関係性が構築できるまでは、可能な範囲で構いませんので丁寧な対応をしましょう。

自分の選択肢を広げるために、いままであまりメールを送った経験がなくても、少し背伸びしてアポイントメントメールを送ってみてはいかがでしょうか。

メール文の作成にあまり慣れていない方のために、メールの基本的な構成や書き方を簡単にご紹介します。

メールの構成

メールは一般的には次のような構成になっています。

  • (件名)
  • 宛名
  • あいさつ
  • 本文
  • 結び
  • 差出人
  • 署名

それぞれ順番にご紹介します。

件名

メールの件名です。

なるべく簡潔で何のメールなのかわかりやすいものが良いでしょう。

返信の場合には元のメールの件名の前に「Re:」を付けます。

自分が何者なのか表示するのも良いと思います。

(例)

研究室訪問のお願い(AAA大学 CCC)

宛名

メールの受取人です。

所属と相手の名前を敬称をつけて記します。

(例)

XXX大学

ZZZ先生

あいさつ

本題に入る前に自己紹介と簡単なあいさつを書きます。

あいさつはときどきメールを交わす相手であれば「お世話になっております。」で十分でしょう。

初めての相手であれば既にご紹介したように「はじめまして」と書くのが良いと思います。

(例)

AAA大学のM1 CCCです。

いつもお世話になっております。

本文

いよいよ本題です。

まず、メールの目的を明らかにし、その後本題に入ります。

この際、「さて」や「つきましては」という言葉が便利です。

(例)

私は大学院入試を控えており、進学後の研究室を探しておりましたところ、

XXX先生のホームページを拝見致しまして、めっきの研究に興味を持ちました。

つきましては、研究室訪問に伺いたく、ご連絡を差し上げた次第です。・・・

結び

メールの締めくくりです。

形式的なものですので無難な内容で良いかと思います。

(例)

先生におかれましてはお忙しいところとは存じますが、ご検討頂けましたら幸いです。

どうぞよろしくお願い致します。

署名

メールの差出人の連絡先を示すものです。

メールの末尾に署名があると、相手が電話やFAXをしたり郵便物を送る際に情報を得やすいという利点があります。

メールシステムによっては、自分で作成した署名をシステムに登録し、自分が送信するメールの末尾に自動的に署名を付与する機能もあります。そのような機能を使うのも便利です。

(例)

CCC

AAA大学 BBB学科

XXX府XXX市XXX町

TEL: XXX-XXXX-XXXX / FAX: XXX-XXXX-XXXX

まとめ

今回のコラムでは、研究室訪問におけるメールの書き方について取り上げました。

メールでのやり取りは馴染みがない方にとってはハードルが高く、それが面倒で「研究室訪問…行かなくていいかな」と思っている方も少なくないのではないでしょうか。

しかし、メールの文面であれば何度も推敲することができますし、対面して話すよりもむしろ失敗は避けられるはずです。

研究室で過ごす時間は長いものになりますし、せっかくなら後悔のない選択をしたいものです。

そのためにも、研究室訪問はぜひ行っておくべきだと思います。

この記事を読んでひとりでも多くの方が一歩踏み出す勇気を持ってくれたらうれしいです。

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著者プロフィール

アカリクリポーターズとは、大学院生としての経験や知識を「リポート」するライター集団です。全員大学院在籍経験があり、これまでの研究経験や知識を活かして、大学院生の皆様に役立つ情報をお届けしています。専門分野は工学・化学・生命科学・心理学・社会学等様々です。

【監修】アカリクお役立ちコンテンツ編集部
博士号所持者/博士課程在籍経験のある編集者が監修しています。

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